L’Unicef recrute un Chargé de l’Administration (H/F)

Le/la titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans la gestion des services et salles de conférence en assurant le bon fonctionnement et la coordination des conférences, réunions et événements organisés au sein de la Maison des Nations Unies.

Poste : Chargé de l’Administration, Services de Conférence

Pays : Sénégal

Contrat : CDD

Date limite : 26 mai 2024

Résumé des principales fonctions et responsabilités

Sous la supervision directe du Facility Manager P4 et sous la direction générale du Chef CBO, le (la) titulaire du poste sera responsable des taches suivantes :

• Gestion des services et salles de conférences
• Coordination des espaces et Salle de conférence
• Services de support
• Assurance qualité

Gestion des service et salles de Conférence

• Coordonner et superviser les services de conférences, réunions et événements organisés à la Maison des Nations Unies, en veillant au respect des protocoles et procédures de l’ONU.
• Assurer la liaison avec les organisateurs d’événements, les parties prenantes et les Entités du Système des Nations Unies pour déterminer les besoins de la conférence, y compris la configuration de la salle, l’équipement, les prestations de services nécessaires et d’autres besoins logistiques.

Coordination des Espaces & Salles de Conférences :

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de gestion interne pour assurer l’utilisation efficace des espaces et des ressources de conférence.
• Planifier l’utilisation des salles de conférence, gérer les réservations et tenir les registres de façon précise des réservations et des utilisations.

Services de support

• Fournir les services de support technique pour l’équipement audiovisuel, la téléconférence, la vidéoconférence et d’autres services multimédias lors de conférences et événements.
• Coordonner avec le personnel de l’équipe informatique pour anticiper et résoudre les problèmes techniques afin d’assurer le bon fonctionnement des équipements.
• Planifier et organiser l’installation et le démontage des salles de conférence, y compris la disposition des sièges, la signalisation et tout autre matériel nécessaire.
• Assurer la coordination avec le personnel concerné pour assurer la livraison en temps opportun des services de restauration, de transport et d’autres services de soutien logistique, au besoin.

Assurance Qualité

• Surveiller la qualité des services et des Salles de conférence, en sollicitant les commentaires des participants et en mettant en œuvre des améliorations si nécessaire.
• Assurer le respect des protocoles de sécurité et de sûreté de l’ONU lors des conférences et évènements.

Impact des résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité globale de la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l’amélioration des résultats commerciaux et des services à la clientèle. La gestion prévisionnelle des salles de conférences a un impact sur l’efficacité des programmes du système des Nations Unies.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez justifier des qualifications suivantes :

Education

Diplôme universitaire (Bachelor) en gestion des affaires, administration, finance ou tout autre domaine pertinent.

Expérience :

• Minimum de (2) ans d’expérience pertinente dans la gestion de conférences, la planification d’événements ou dans un domaine connexe.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de travailler efficacement avec diverses parties prenantes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et familiarité avec l’équipement audiovisuel et les technologies de conférence.
• La connaissance des protocoles, des procédures et des exigences de sécurité de l’ONU est un atout.

Exigences linguistiques

• La maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l’anglais sont requises. La connaissance d’une langue locale est un atout.

Valeurs et compétences de l’UNICEF Requis (sur la base du Cadre mis à jour)

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer les:

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

Compétences de base (pour le personnel n’ayant pas de responsabilités de supervision) *

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (1)
• Travailler de façon Collaborative (2)
• Établir et entretenir des partenariats (2)
• Innover et épouser le changement (2)
• Pense et agit de manière stratégique (2)
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (2)
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (2)

*Les 7 compétences de base s’appliquent à tous les employés. Toutefois, la compétence Nourrir, diriger et gérer des personnes ne s’applique qu’aux membres du personnel qui supervisent d’autres personnes.

Compétences

• Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.
• Souci du client : S’efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et
  précise.
• Esprit d’équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
• Adaptabilité : S’adapte à l’évolution des priorités et des environnements avec souplesse et résilience.
• Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Postulez via ce lien.