Vous devez écrire une lettre officielle à une administration, une entreprise ou une institution et vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique ! Rédiger une lettre officielle répond à quelques règles simples.
Découvrez dans cet article comment bien présenter votre courrier, quelles formules utiliser, et un modèle prêt à l’emploi.
Pourquoi écrire une lettre officielle ?
Une lettre officielle sert à :
- effectuer une demande administrative (attestation, certificat, remboursement…)
- adresser une réclamation ou une contestation
- postuler à un emploi ou solliciter une information
- formaliser une correspondance professionnelle
Elle doit être claire, soignée et respecter un ton formel. Une lettre bien rédigée inspire confiance et facilite le traitement de votre demande.
Les règles à respecter dans une lettre officielle
1. Soignez la présentation
- Utilisez du papier blanc A4 (si courrier papier)
- Police sobre : Arial, Times New Roman ou Calibri, taille 11 ou 12
- Marges d’au moins 2 cm
- Texte justifié ou aligné à gauche
2. Commencez par vos coordonnées
En haut à gauche :
- Prénom et nom
- Adresse complète
- Téléphone et e-mail (facultatif)
3. Indiquez la date et le lieu
Alignez la date à droite :
Lomé, le 11 juillet 2025
4. Précisez le destinataire
Sous vos coordonnées ou sous la date, inscrivez :
- Nom et prénom (si connu)
- Fonction (ex. Directeur, Maire)
- Nom de l’organisme
- Adresse complète
5. Ajoutez l’objet de votre lettre
Sous la forme :
Objet : Demande d’attestation de travail
Cela permet au destinataire de comprendre immédiatement le sujet.
6. Utilisez une formule d’appel adaptée
- Si le nom est connu :
Monsieur Dupont, ou Madame la Directrice, - Si inconnu :
Madame, Monsieur,
7. Rédigez le corps de la lettre
Divisez votre texte en trois parties :
- Introduction : présentez la raison de votre courrier
- Développement : expliquez votre demande ou votre situation
- Conclusion : formulez vos attentes ou remerciements
8. Terminez par une formule de politesse
Par exemple :
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
9. Signez votre lettre
- Prénom et nom
- Fonction si c’est une lettre professionnelle
Schéma de disposition d’une lettre officielle
Exemple de lettre officielle
Lomé, le 11 juillet 2025
[Lieu], le [date]
À l’attention de :
Monsieur Kossi AMEGAN
Directeur des Ressources Humaines
Société Togo Services
5, avenue du Commerce
Lomé – TOGO
Objet : Demande d’attestation de travail
Monsieur le Directeur,
Je me permets de solliciter de votre haute bienveillance la délivrance d’une attestation de travail mentionnant la période durant laquelle j’ai exercé au sein de votre société.
Ce document me sera utile pour constituer mon dossier administratif auprès d’une institution publique.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.
[Signature]
Rédiger une lettre officielle peut sembler compliqué, mais il suffit de suivre ces règles pour obtenir un courrier clair et professionnel. N’oubliez pas que l’envoi de votre lettre doit également respecter certaines normes, notamment en matière de présentation de l’enveloppe. Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez aussi comment remplir une enveloppe professionnelle pour que votre courrier arrive à bon port !
