POSTE ASSISTANT MANAGER COWORKING
Mission du poste :
Le poste d’assistant(e) coworking manager est intégré à l’activité d’optimisation d’espaces auprès des propriétaires.
En l’absence du coworking manager l’assistant(e) est responsable du bon fonctionnement et du rayonnement de l’espace qu’il gère, tant sur les aspects business, logistique, que la vie collective de l’espace coworking. C’est un poste autonome !
Vos missions :
Vous gérez plusieurs espaces (Open space, bureaux privatifs, salle de réunion, espace détente) de 100m2 avec 15 à 20 coworkers en moyenne dont vous êtes l’interlocuteur dédié. Vous en assurez le modèle économique : location de bureaux, de postes de travail, de salle de réunion ou d’espaces événementiels, participation à la définition de nouvelles offres. Vous animez la vie de l’espace : communication, animation de communauté, événementiel, bref tout ce qui fait vibrer et rayonner le lieu.
Gestion opérationnelle et administrative de l’espace
- Assurer le secrétariat et s’assurer que l’espace soit fonctionnel et inspirant pour les entrepreneurs
- Mise en place et bon fonctionnement quotidien de l’espace, gestion des prestataires de l’espace (ménage, prestataires externes de maintenance…)
- Gérer, traiter et faire le suivi des demandes (mails, courriers…)
- Envoyer des mails d’informations liés au coworking
- Gestion de la contractualisation avec les entreprises qui s’installent dans votre espace.
- Suivi financier de l’espace (facturation des entreprises, suivi des dépenses et des achats…)
- Reporting régulier sur les entreprises installées, état de l’espace, gestion courante
- Echanges avec l’équipe pour améliorer les pratiques et l’offre du Coworking
- Point quotidien avec le responsable du coworking sur les besoins en cours
- Assister le responsable d’entreprise dans sa gestion administrative et son organisation
- Commercial
- Assurer le remplissage de l’espace : prospection et sélection des coworkers
- Gestion de l’activité de coworking : anticiper le turn-over, faire visiter et renseigner sur l’espace, suivre la contractualisation, location de salle de réunion
- Prospecter de nouveaux clients, suivre la contractualisation, formalisation du cahier des charges avec les clients et partenaires
- Gestion des fournisseurs, inventaires et commandes des fournitures hebdomadaires ;
- Organisation logistique avec l’équipe chargée de l’événementiel
- Participer au développement de nouvelles offres
- Animation de communauté
- Animer la communauté : connecter les idées et les gens, coordonner les événements, faire émerger des pratiques collaboratives
- Assurer la communication auprès des entrepreneurs.
Le poste peut évoluer en fonction de la personne qui l’anime !
Profil recherché :
- Esprit commercial et entrepreneurial
- Goût pour le challenge
- Autonomie, débrouillardise et prise d’initiative
- Esprit pratique et pragmatique
- Excellent relationnel et enthousiasme
- Doté(e) de capacité d’adaptation dans un espace et une communauté mouvante
- Bonne maîtrise des outils bureautiques : word, excel, powerpoint (connaissance de la suite Adobe est un plus) ;
- Aisance et connaissances avec les différents réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, X)
Si ce poste vous intéresse merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation sur le +228 93536628 .