Introduction Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, SUSTAINABLE SOLUTIONS FOR AFRICA (SSA), une Organisation Non Gouvernementale (ONG) de la place, lance un appel à manifestation d’intérêt en vue de recruter une société de gardiennage pour le site de la zone de son projet situé à Zogbépimé dans la commune de l’AVE 1, préfecture de KEVE dans la région maritime. Description de la prestation L’Organisation lance une consultation en vue de s’attacher les services d’une société de gardiennage pour ses bureaux sis à Kévé. Lieu d’exécution de la prestation La prestation s’effectuera sur le site du projet dans la Commune d’AVE 1 préfecture de Kévé. Prestations de la société de gardiennage La société de gardiennage s’engage à mettre en place un système de surveillance et de gardiennage permanent sur le site indiqué à compter de la date de signature du contrat après la sélection, une équipe composée de :
02 (deux) agents de sécurité de 07H00 à 19H00 du lundi au dimanche, jours fériés y compris ;
02 (deux) agents de sécurité de 19H00 à 07H00 du lundi au dimanche, jours fériés y compris. En vue de permettre aux soumissionnaires de maîtriser l’étendue des prestations attendues, une visite des lieux sera prévue le Mardi, 3 décembre 2024 sur le site de 9 heures à 11 heures pour les sociétés qui auront répondu à cet appel et dont les dossiers administratifs sont à jour. PRESTATIONS ATTENDUES ET NORMES D’EXECUTION La société retenue à l’issue de l’appel d’offres devra mettre en œuvre tous les moyens humains et matériels nécessaires pour assurer la sécurité du site placé sous sa surveillance. Le matériel obligatoire à l’accomplissement des prestations de surveillance et de gardiennage reste la propriété exclusive du Prestataire qui en assure, sous son entière responsabilité, la détention, la garde et la bonne utilisation. Les agents du Prestataire doivent être équipés en permanence reliés en continu par des moyens de communication performants et adaptés aux lieux et aux circonstances. Le Prestataire s’engage à faire intervenir son personnel dans les règles de l’art et à respecter les normes de sécurité et d’hygiène édictées suivant les normes de sécurités exigées par le métier. Le Prestataire devra prévoir une réunion trimestrielle avec le service en charge de la sécurité de l’Organisation dans le cadre de l’évaluation des prestations fournies. Un contrôle inopiné au minimum une fois par nuit et deux fois en cours de journée les samedis, dimanches et jours fériés doivent être prévus par les soumissionnaires. Le Prestataire devra pourvoir au remplacement immédiat de son personnel quel qu’en soit le motif (maladie, vacances, absence, grève des transports, etc.). En cas d’inexécution partielle ou totale de la prestation, le Prestataire sera soumis à des pénalités et le montant de la prestation non réalisée sera déduit de la facture mensuelle à concurrence du taux horaire de la période d’inactivité. La société de gardiennage retenue exécutera les prestations et remplira ses obligations avec diligence et efficacité conformément aux techniques et pratiques généralement acceptées dans le domaine. Le Prestataire s’engage à assurer régulièrement la rémunération, ainsi que les charges sociales y afférentes, des Agents de sécurité affectés à la surveillance et au gardiennage du site. Le Prestataire est responsable des actions des Agents de sécurité ainsi que des dommages corporels et/ou matériels qu’ils pourraient causer dans l’exercice de leurs fonctions. Cela inclut les dommages causés au personnel, à leurs biens, aux biens de l’Organisation, ou à des tiers dont la présence sur le site a été autorisée. Profil des Agents de sécurité La société de gardiennage doit mettre à la disposition de l’Organisation, des Agents de sécurité ayant une formation requise en matière de sécurité et une expérience professionnelle d’au moins trois (03) années dans le domaine. Ils doivent être compétents, dévoués, aptes physiquement et moralement. Pour chaque Agent de sécurité, un casier judiciaire vierge doit être produit et joint à son avant sa mise à disposition. Les compétences et qualités minimales des agents de sécurité requises sont :
L’usage de la langue française lue, parlée et écrite ;
L’usage des outils de contrôle de sécurité (lecteurs de rondes, etc.) ;
L’utilisation des moyens de premiers secours (extincteurs) et une formation en secourisme ;
L’amabilité, la rapidité et l’efficacité.
Les Agents de sécurité mis à disposition seront chargés d’exécuter en permanence (24h/24 et 7j/7) les tâches ci- dessous mentionnées sans que la liste ne soit exhaustive,
Contrôler l’accès sur le site et le périmètre par rondes intérieures ;
Filtrer les entrées et sorties des visiteurs dans le cadre des visites, les agents de sécurité sont tenus de respecter les consignes suivantes : ✓ Demander, avec politesse et courtoisie, les prénoms et nom du visiteur et une pièce d’identité valide ; ✓ Donner au visiteur un badge « visiteur » ; ou tout autre instruction ✓ Récupérer le badge à la fin de la visite et restituer la pièce d’identité au visiteur.
Inscrire les noms des visiteurs sur le registre fourni par l’Organisation ;
Surveiller les véhicules stationnés au niveau du parking de l’Institution ainsi que les groupes électrogènes installés devant le local ;
Informer immédiatement l’Organisation de tout incident préjudiciable à la sécurité des biens et des personnes ;
Effectuer des rondes ou patrouilles régulières pour le contrôle les Agents de sécurité ;
Communiquer avec ses Agents périodiquement, pour faciliter la réaction en cas de besoin sur le site. Les CV des Agents de sécurité qui seront mis à disposition devront être fournis accompagnés de leurs casiers judiciaires. Contrôle des effectifs Le Prestataire doit fournir, en début de chaque mois, le planning mensuel des Agents devant être déployés au niveau du site. Tous les plannings devront être indiqués sur les registres de fonctionnement. Toute décision du Prestataire, ainsi que les motifs qui la fondent, relative à la modification temporaire ou définitive de la composition des équipes chargées d’assurer la sécurité au niveau du site, doit être préalablement portée à la connaissance de l’Organisation. Tenue des registres Le Prestataire doit faire tenir par ses Agents, de façon régulière et rigoureuse, les registres ciaprès :
Registre des entrées et des sorties ;
Registre des états de contrôle et des rondes ;
Registre des anomalies et incidents.
Et mettre à la disposition de ses agents, des outils de communication talkie-walkie pouvant couvrir le site. Ces registres seront remis aux agents responsables de la sécurité de l’Organisation, tous les vendredis pour une vérification. En tout état de cause, tout incident entraînant une perturbation ou mettant en danger les personnes ainsi que les biens et les opérations de l’Organisation et/ou de son personnel devra immédiatement être remonté au moment des faits et consigné dans le registre ; Registre des entrées et des sorties Le registre des entrées et celui des sorties des visiteurs sont renseignés par un Agent de sécurité qui y inscrit le numéro d’ordre, l’heure d’entrée et de sortie, les informations permettant d’identifier le visiteur (nom et prénom(s), numéro de la pièce d’identité, de la carte professionnelle ou du passeport valide à cette date), la nature de la visite, etc. Registre des états de contrôle et des rondes Le registre des états de contrôle et des rondes est rempli à l’occasion de leur mission par les Agents de sécurité au niveau des différents postes de contrôles (rondes). Le chef d’équipe désigné parmi les Agents de sécurité y inscrit les informations ci-après :
La date et l’heure du contrôle ;
Les horaires de rondes définis par le Prestataire ;
L’identité des Agents de sécurité en service et mention des postes de contrôle dont chacun a la charge ;
Les anomalies constatées dans l’exécution des rondes par les équipes du Prestataire (Agents de sécurité ayant omis des points de rondes, rondes effectuées en dehors des horaires arrêtés, etc.). Les états de contrôle doivent être mentionnés dans le registre ouvert à cet effet. Registre des anomalies et incidents Le registre des anomalies et incidents consigne les événements notables qui se sont produits dans la journée ou la nuit, lors de l’exécution de la mission de surveillance et de gardiennage. Avant toute mention dans le registre, les agents de sécurité doivent signaler à leur Interlocuteur au niveau de l’Organisation, les anomalies relevées ainsi que les incidents constatés dans leur zone de surveillance. Ils indiquent notamment :
La date et l’heure de survenance des événements ;
La description des événements ;
Les prénoms et nom des agents de sécurité et de toutes autres personnes témoins des faits. En outre, ils rédigent un rapport d’incident comprenant l’analyse des causes ainsi que les mesures et dispositions de sauvegarde prises, le cas échéant. En tout état de cause, ces mesures doivent être immédiatement communiquées au Service de Sécurité de l’Organisation. Obligations générales de SOCIETE Dans le but de lui permettre d’accomplir sa mission l’Organisation garantit au Prestataire et à son personnel le libre accès à son site en respectant l’objet des prestations de surveillance et de gardiennage. Toutes informations utiles à l’exercice de sa mission seront également fournies par l’Organisation au Prestataire, ou à la demande de ce dernier. Profil du soumissionnaire et des intervenants Pour la présente consultation, il est fait appel à des sociétés de gardiennage ayant :
Une autorisation en vigueur délivrée par le ministère de l’Intérieur conformément qui fixe les conditions d’exercice des activités de surveillance, gardiennage et escorte de biens privés ;
Avoir les documents administratifs à jour (Quitus fiscal, CNSS)
Une expérience de trois (3) en matière de gardiennage d’établissements recevant du public. Une attestation de bonne exécution devra être fournie pour chacune des missions réalisées et citée dans le cadre de l’appel d’offres. Il est à noter que seules les attestations de bonne exécution produites seront prises en compte lors de l’évaluation des offres. Le soumissionnaire ne peut pas se présenter sous la forme de consortium. La langue de travail à l’Organisation étant le français, tout soumissionnaire devra s’y conformer. Toutefois les agents bilangues seront appréciés. Obligation de résultats Le Prestataire retenu doit rechercher de façon continue l’amélioration de ses méthodes de travail pour assurer une qualité de service optimale sur le plan sécuritaire. A cet égard, le Prestataire retenu devra produire chaque année un bilan d’activités des prestations. L’ O r g a n i s a t i o n se réserve le droit d’apprécier le bilan ainsi produit pour la poursuite ou non du contrat.
PREPARATION ET PRESENTATION DES OFFRES Préparation de la soumission Pour la préparation de leur soumission et pour toutes informations complémentaires, les soumissionnaires peuvent s’adresser à l’Organisation à l’adresse : contact@ssa.tg Présentation de la soumission Les dossiers d’appel d’offres doivent être transmis par voie électronique à l’adresse contact@ssa.tg Le mail aura pour objet de soumission – Offre pour « Sélection d’une société de gardiennage », devra contenir les documents en pièce jointe au format PDF :
L’offre technique qui comprendra :
Une note de compréhension des termes de référence,
Une présentation détaillée du soumissionnaire et ses références,
Une présentation détaillée de l’équipe chargée de la mission et ses qualifications,
La méthodologie et le planning associé. L’offre financière donnera le coût mensuel de la prestation libellée en francs CFA en (Hors Taxe) HT et (Toutes Taxes Comprises) TTC ainsi que le détail des charges en jours-hommes.
Délai de réception des offres Les offres seront reçues au plus tard le 22 novembre 2024 à 23h 59
