Togo : une entreprise recrute un Executive Assistant

Gestion des services généraux & office management

Gestion de l'inventaire du petit mobilier de bureau, des consommables et des demandes d'achat

Coordination de l'infrastructure du bureau : espaces de travail, aménagement et matériel associé

Accueil et services généraux : gestion du courrier, accueil des visiteurs, traitement des demandes des employés

Centraliser les besoins des équipes et prioriser les demandes en lien avec la Direction Générale

Tenir un registre des contrats, suivre les échéances contractuelles et faire une revue périodique des contrats

Consolider le budget services généraux et en suivre l'exécution

Coordination des activités liées aux infrastructures et aux services généraux

Gouvernance et pilotage de la Direction générale

Gestion de l'agenda, de la correspondance confidentielle et des déplacements

Préparation des dossiers internes et suivi des actions

Représentation du Directeur Général lors des réunions ciblées et rédaction des comptes rendus

Collecte des rapports d'activités mensuels et préparation du rapport consolidé

Suivi des actions décidées en Comité de Direction

Centraliser les informations projets, préparer les points d'avancement et alerter sur les écarts

Appuyer le Directeur Général dans la priorisation des sujets stratégiques

Gouvernance documentaire et sécurité

Veille au renouvellement des documents officiels

Suivi des notes de frais locales et internationales de la Direction Générale

Structurer et sécuriser les documents sensibles de la Direction Générale

Veiller au respect des règles de confidentialité et d'accès à l'information

Mettre en place des outils simples de classement et d'archivage

Logistique & Accueil

Organiser la logistique des visites Groupe, auditeurs et partenaires institutionnels

Coordonner l'accueil protocolaire (agenda, sécurité, déplacement, réunion)

Être garant de l'image et du professionnalisme de la filiale lors de ces visites

OPH recherche un(e) candidat(e) titulaire d'un Master (BAC+5) d'assistante de direction, en Économie ou domaine connexe. Le ou la candidat(e) doit justifier d'un minimum de cinq ans d'expérience dans un poste similaire.

Le ou la candidat(e) doit avoir une bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), une bonne culture générale et une compréhension de l'environnement économique et social. Une bonne curiosité pour l'amélioration continue est appréciée. Le français courant (écrit et oral) et une bonne maîtrise de l'anglais sont requis.

Les qualités recherchées sont la capacité à travailler sur des projets et en collaboration, de bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication, une attitude positive et une résistance au stress, une orientation résultats et satisfaction de la clientèle, ainsi que la proactivité et l'anticipation des situations.