Une association recrute : Secrétaire Administrative
POSTE VACANT : SECRETAIRE ADMINISTRATIVE
STRUCTURE: UNION CHRETIENNE FEMININE/ YOUNG WOMEN CHRISTIAN ASSOCIATION -TOGO (UCF/YWCA-TOGO)
SECTION : JEUNESSE
CATÉGORIE : VOLONTAIRE
- MODE : PRÉSENTIEL
- DURÉE DU CONTRAT : 06 MOIS
- DÉBUT DU CONTRAT : 24 FÉVRIER 2025
- FIN DU CONTRAT : JUILLET 2025
- QUARTIER : ADIDOGOMÉ
- PAYS : TOGO
ATTRIBUTIONS DE LA SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE
DESCRIPTION DU POSTE
L’association Union Chrétienne Féminine du Togo ou la Young Women’s Christian Association of Togo (UCF/YWCA Togo) est une ONG à but non lucrative qui œuvre pour outiller la fille, la jeune fille et la femme dans le domaine du leadership, de la citoyenneté, de la justice et de l’équité, de la spiritualité, de l’environnement, du droit humain, et ce pour leur épanouissement et autonomisation financière. L’UCF/YWCA-Togo dont le siège mondial se trouve à Genève en Suisse, est située à Avé-Maria, Adidogomé (LOME – TOGO), à 200 m derrière la pharmacie Béthel et en face de l’école privée Bleu Ciel.
L’UCF/YWCA-TOGO a réalisé plusieurs projets au Togo pour la promotion et l’autonomisation de la femme, de la jeune femme et de la fille.
Dans le cadre de son nouveau projet intitulé « Projet d’Appui à l’Entrepreneuriat des Jeunes Femmes et des Jeunes Filles : Promotion des activités génératrices de revenus en milieu Urbain et Rural », l’UCF/YWCA-Togo est à la recherche d’une secrétaire administrative pour un contrat à durée déterminée de six (06) mois renouvelable sur la base de performances.
Tâches à accomplir
- Accueil des visiteurs ;
- Gestion des appels téléphoniques ;
- Gestion des courriers (arrivés, départ) : traiter les courriers (arrivés et départ), assurer leur archivage ;
- Soutien à l’organisation des réunions, séances de travail et évènements : assurer l’envoi des invitations aux concernés, faire le rappel, négocier les contrats avec les prestataires externes et faire des propositions de prestataires au Bureau National ; préparer les documents et accessoires (outils) nécessaires ; réserver et préparer les salles pour les réunions, séances de travail et évènements ; assister aux réunions, séances de travail et évènements ;
- Gestion du secrétariat : faire la saisie de documents ; faire les photocopies et impressions, rédiger et classer les documents (courriers, rapports, procès-verbaux etc.) ; assurer la relecture et mise en forme de tous les documents ; assurer la mise à jour de tous les documents de l’association et de toutes les informations relatives à l’association et au siège mondial ; assurer la circulation des informations au sein du Bureau National et aux divers membres de l’UCF/YWCA -TOGO ;
- Support à la communication et Community management : veuillez à la publication sur les différentes plateformes de la structure (Facebook, Instagram, Site web, WhatsApp, Twitter etc.) et en créer au besoin ; maintenir à jour le calendrier des publications et évènements de l’année ; participer dans la création d’affiches et contenus ;
- Appui à la comptabilité : gestion des décharges, reçus et factures ; assurer le classement et l’archivage de la documentation comptabilité ; etc.
- Participation à diverses tâches administratives et du secrétariat selon les besoins de la structure ;
- Coordination de l’agenda du Bureau National, de différentes comités, commissions existantes et gestion des priorités ;
- Rôle de point de contact entre le Bureau National, les collaborateurs et les partenaires externes et membres ;
- Gestion de la confidentialité des informations sensibles liées à la structure.
Compétences requises
- Maîtrise de la gestion et organisation administrative
- Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), informatiques, numériques (Zoom, Teams).
- Bonne communication écrite et orale
- Bonne capacité rédactionnelle
- Maitrise du Français (écrit & parler) : niveau avancé
- Maitrise de l’Anglais : écrit, écoute & parler : (niveau courant) ;
- Maitrise des langues locales
Profil recherché
- Licence ou BTS en assistanat de direction ou secrétariat ou dans un domaine similaire requis ;
- Âge requis : avoir entre 25-30 ans ;
- Expérience professionnelle minimum de 1 an, requis ;
- Expérience dans une ONG ou association ou dans un environnement multiculturel serait un atout ;
- Sens du relationnel, de la discrétion et de la rigueur professionnelle ;
- Excellente organisation et gestion des priorités ;
- Capacité de travailler dans un environnement multiculturel et de gérer les conflits ;
- Capacité de gérer le stress et d’atteindre les objectifs dans le délai imparti ;
- Capacité de prendre des initiatives et de travailler en équipe ;
- Bonne capacité d’adaptabilité ;
- La secrétaire doit résider de préférence dans les quartiers environnants : Adidogomé, Avénou, Zanguéra, Djidjolé, Attikoumé Ségbé.
Pour tout information veuillez écrire à l’adresse email de la structure.
Veuillez soumettre la candidature à l’adresse Email de la structure : ucftogo@gmail.com
La date limite de réception de candidature est fixée au 17 février 2025 à 23h59 GMT.
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGÉES.