Délais de dépot : 17 janvier 2025

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Job Description

Pour le recrutement d’un auditeur en vue de la mise en place du Système Comptable des Entités à

But Non Lucratif (SYCEBNL)

Référence : DA-LOME-00250

1. Contexte et Justification 

Le 22 décembre 2022, le Conseil des Ministres de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) a adopté en sa 53e session à Niamey, un acte Uniforme relatif au Système Comptable des Entités à But Non Lucratif (SYCEBNL). Après sa publication au Journal Officiel de l’OHADA le 22 février 2023, l’Acte uniforme relatif au Système comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL) est d’application dans les 17 Etats de l’espace OHADA, dont le Togo, pour compter du 1er janvier 2024.

Le SYCEBNL est un cadre comptable harmonisé, obligatoire pour toutes les entités à but non lucratif dans la région OHADA, afin d’assurer une gestion financière transparente et conforme aux normes comptables internationales. Il est entré en vigueur ce 01/01/2024 et il s’applique à toutes les entités à but non lucratif notamment telles que : les associations et ordres professionnels, les projets de développement et assimilés (ONG, etc.,).

L’ONG Humanité & Inclusion (HI), soucieuse de se conformer à cette nouvelle exigence règlementaire dans le cadre de ses activités au TOGO, souhaite se faire accompagner par un cabinet ou un consultant pour mettre en place le Système Comptable des Entités à But Non Lucratif (SYCEBNL).

2. Objectifs de la mission 

L’objectif principal de la mission est d’assister HI dans la mise en conformité du programme HI SAHA avec les exigences du SYCEBNL. Plus spécifiquement, le consultant accompagnera HI sur les points suivants :

• Etablissement du tableau de correspondance entre le plan comptable utilisé par HI et le Plan Comptable SYCEBNL
• Formation et renforcement des capacités du personnel comptable et administratif sur les exigences du SYCEBNL et les nouvelles pratiques comptables, incluant la tenue des registres légaux (livre journal, registre des donateurs, etc.)
• Elaboration du bilan d’ouverture au 01/01/2024
• Etablissement des états financiers au 31/12/2024
• Accompagnement dans la certification des comptes au 31/12/2024 : préparation à l’audit externe en vue de la certification des comptes par un commissaire aux comptes agréé.

3. Résultats attendus et livrables 

• Un rapport de diagnostic détaillant l’état de la comptabilité actuelle et les actions d’amélioration nécessaires pour la mise en conformité, est fourni par le consultant,
• Les équipes d’HI (4 staff) sont formées sur la mise en œuvre du SYCEBNL avec un support de formation et un rapport de formation est fourni par le consultant,
• La balance des comptes est éditée via un système automatique de correspondance,
• Les états financiers requis sont éditables via un fichier automatique,
• Un rapport sur l’exécution globale de la mission est fourni par le consultant.

4. Période de la mission 

La mission devrait se dérouler sur une période de 4 à 6 mois, selon le calendrier indicatif suivant :

• Janvier à Février 2025 :Elaboration d’un calendrier de mise en œuvre détaillé ;Formation des équipes sur les différents processus et procédures ; Etablissement du tableau de correspondance entre le plan comptable de HI et le Plan Comptable SYCEBNL ;
  • Mars à Avril 2025 :
    • Accompagnement dans la certification des comptes 2024.

5. Lieu de la mission 

La mission sera exécutée à Lomé, à la fois en présentiel et à distance si nécessaire. Elle sera conduite dans les locaux de HI.

Des déplacements pourront être effectués dans les régions. En cas de déplacement, les frais y relatifs seront pris en charge par HI conformément aux procédures internes établies et après validation de ses déplacements par HI.

6. Budget

Un budget détaillé sera élaboré pour couvrir les coûts liés à la mission, incluant les honoraires des consultants, les formations, et l’achat des outils nécessaires.

7. Suivi et Évaluation :

Un plan de suivi sera mis en place pour évaluer régulièrement les progrès de la mission, avec des rapports intermédiaires et finaux à fournir aux parties prenantes.

8. Qualifications du consultant ou cabinet

• Être un expert-comptable diplômé, ou un cabinet d’expertise comptable, inscrit à l’ordre des Experts-Comptables du Togo
• Avoir de l’expérience dans la conduite de missions similaires de préférence pour le compte d’ONGs internationales
• Avoir des connaissances approfondies du SYCEBNL et des obligations légales au sein de l’espace OHADA
• Avoir administré des formations sur le SYCEBNL

9. Candidatures :

Les consultants intéressés doivent faire parvenir leurs dossiers par email à : appel-offre@togo.hi.org au plus tard le 29 Janvier 2025 à 17heures. Aucune offre soumise par un autre canal ou après la date limite ne sera acceptée.

Les demandes d’informations relatives au présent appel d’offres sont à adresser à HI par email à   appel-offre@togo.hi.org au plus tard le 17 Janvier 2025.

Les dossiers devront comprendre :

Une Lettre de soumission accompagnée des documents obligatoires suivants :

• Copie du Numéro d’Identification Fiscale légalisée ;
• Copie du Registre du Commerce et Crédit Mobilier-RCCM légalisée ;
• Quitus fiscal de l’année en cours ;
• Attestation de membre de l’Ordre National des Experts Comptables et comptables agréés du Togo (ONECCA), en cours de validité.
• Passeport /Carte nationale d’identité du représentant
• RIB du cabinet / consultant
• Dans le cas d’un mandat, la procuration officielle entre le représentant légal et le mandataire et la copie de la pièce d’identité ou du passeport du mandataire

N.B : L’absence, la non-conformité ou la non-validité d’un de ces documents constitue un critère éliminatoire.

Une Proposition technique qui devra indiquer :

• La méthodologie proposée pour la conduite mission ;
• Les références et expériences du consultant (documents justificatifs, copie du contrat ou attestation de bonne fin d’exécution d’au moins trois marchés similaires)
• Le CV du consultant principal, des intervenants et la répartition des responsabilités (tableau de répartition des responsabilités des intervenants) ;
• Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en Hommes / jours.

        Les annexes suivantes devront être dument renseignées.

• Formulaire d’identification du soumissionnaire ;
•  Conditions générales d’achats ;
•  Bonnes pratiques commerciales ;

Une Proposition financière qui devra indiquer :

• Les montants détaillés et totaux en HT et TTC de la mission en FCFA.
• Les montants doivent inclure tous les coûts liés à la logistique (tels que le transport, les repas, l’organisation de réunions si nécessaire à l’initiative du consultant, etc.) et l’enregistrement du contrat le cas échéant.
• Les modalités de paiement.

Remarque : voir en annexe4 le cadre de devis

10. Grille de sélection :

11. Calendrier de l’appel d’offre :

HI se réserve le droit de ne donner aucune suite à la présente consultation.

Annexes :

• Annexe 1 : Formulaire d’identification du soumissionnaire ;
• Annexe 2 : Conditions générales d’achats ;
• Annexe 3 : Bonnes pratiques commerciales
• Annexe 4 : Cadre de devis

Annexe 1 : Formulaire d’identification du soumissionnaire

Annexe 2 : Conditions Générales d’Achat HI

Article 1 : Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales sont applicables aux marchés de fournitures et plus généralement, à tout acte d’achat de marchandises meubles opéré par Humanité & Inclusion (ci-après nommé HI) auprès d’entreprises, fournisseurs ou leurs sous-traitants.

Lorsqu’elles existent, le cocontractant fournisseur/vendeur s’engage à transmettre ses propres Conditions Générales de Vente à HI dans les plus brefs délais et dans tous les cas, au stade de la négociation commerciale, avant la conclusion du contrat de vente définitif.

A défaut de transmission, par le fournisseur/vendeur, de ses propres Conditions Générales de Vente, les présentes Conditions Générales d’Achat constituent l’unique socle des négociations commerciales, et le document de référence pour la gestion administrative et financière du contrat de vente.

En cas de contradiction constatée entre les Conditions Générales de Vente du fournisseur/vendeur et les présentes Conditions Générales d’Achat, les parties s’engagent à négocier de bonne foi les points incompatibles et, lorsqu’il y a accord, à l’intégrer par écrit au contrat de vente définitif.

Le cocontractant déclare avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales d’Achat et les accepter dans toute leur teneur. Il reconnait qu’elles font partie intégrante du contrat de vente définitif.

En cas de discordance entre des conditions générales et des conditions particulières intégrées dans l’un ou plusieurs des éléments contractuels établis entre HI et le fournisseur/ vendeur qui forment la vente, les secondes l’emportent sur les premières.

Article 2 : Commande

Le Fournisseur manifeste sa volonté d’adhérer au Bon de Commande et à ses Conditions Générales d’Achat en retournant à HI un accusé de réception contenant les termes identiques, dans les deux (2) jours calendaires suivant la date de réception dudit Bon de Commande.

A cet effet, les parties conviennent que l’accusé de réception pourra prendre la forme d’un simple renvoi ou retour du Bon de Commande et de ses Conditions Générales d’Achat, dûment complété et signé pour les parties consacrées au Fournisseur, au recto, et au verso du document, le tout devant être lisible et sans équivoque.

Les parties devront préalablement convenir si le renvoi du Bon de Commande et de ses Conditions Générales d’Achat se fait par voie postale, par voie électronique, ou par remise en mains propres.

L’achat, et a fortiori, la commande, sont considérés comme définitifs à la date de réception par HI de cet accusé de réception, et dans la limite du délai imparti.

Dépassé ce délai, HI sera en droit de rétracter son offre et de résilier sa commande alors considérées comme caduques.

Pour être valable, l’adhésion du fournisseur à l’offre de HI devra correspondre en tous points au formalisme exigé par HI.

En l’espèce, les éléments contractuels, parties intégrantes de l’accord global convenu entre HI et le fournisseur sont (énoncer en fonction) :

– Le bon de commande HI ;

– Les présentes conditions générales d’achat HI ;

– La proposition du prix du fournisseur (devis, cotation ou appel d’offres) ;

Et le cas échéant :

– Les Conditions Générales de Vente du fournisseur ;

– Le contrat ou contrat cadre d’achat ;

– Les conditions particulières de la commande ;

– Le planning HI associé ;

– Le cahier des charges ou les clauses techniques HI du marché ;

– Les plans HI associés au marché ;

– Les plans ou spécifications techniques associés à la proposition de prix».

Article 3 : Prix, facturation, paiement

Les prix sont mentionnés par le fournisseur sur sa proposition de prix qui prend la forme d’un devis, d’une facture pro forma, d’une cotation ou d’un appel d’offres. Une fois acceptés, ils sont fermes et non révisables.

A défaut de toute autre disposition négociée et acceptée, les conditions de paiement sont 100 % par traite ou virement bancaire à 30 jours fin de mois à compter de la réception de facture, conditionné à la livraison effective du fruit du marché. 

Article 4 : Emballage

Le fournisseur devra livrer les produits dans un emballage approprié, compte tenu de la nature des produits et des précautions à prendre afin de protéger les produits contre les intempéries, la corrosion, les accidents de chargement, les contraintes de transport et de stockage, les vibrations ou les chocs.

Dans tous les cas, les produits devront être scellés, emballés, marqués, et préparés pour expédition conforme aux usages commerciaux, acceptable par les transporteurs pour une expédition au moindre coût, adaptée afin d’assurer l’arrivée en bon état des produits à leur destination

Le fournisseur devra être considéré comme seul responsable de tout dommage aux produits, ou toute dépense supplémentaire, occasionné par le défaut de conformité constaté de l’emballage, du marquage ou de l’étiquetage, décelé au moment de la livraison, ou après, s’il n’a pas pu l’être à ce moment-là.

Il ne pourra pas être tenu pour responsable des dommages ou dépenses qui sont la conséquence des instructions particulières d’emballage, de marquage ou d’étiquetage exigées par HI »

Article 5 : Livraison

Les parties sont convenues que toutes les livraisons s’effectuent conformément aux Incoterms® 2020, et pendant les heures ouvrées précisés sur le bon de commande.

Elles font l’objet de l’établissement par le fournisseur de deux bons de livraison, l’un envoyé directement à HI le jour de l’expédition, l’autre accompagnant la marchandise. Les bons de livraison devront obligatoirement rappeler la référence du bon de commande, la désignation des marchandises, leur quantité, leur poids brut (avec emballage), leur poids net (sans emballage), et la référence fournisseur

Article 6 : Transport, réception et transfert de propriété

Le transfert de propriété sera effectif à la date de la livraison des produits à l’adresse de destination spécifiée sur le bon de commande

Pour l’interprétation des présentes Conditions Générales d’Achat et de ses clauses y relatives, les parties reconnaissent appliquer la dernière version des Incoterms® 2020

Article 7 : Délais et pénalités de retard

Les délais de livraison sont mentionnés sur l’offre de prix du fournisseur, ainsi que sur le Bon de Commande Fournisseur (recto). Ils sont fermes et non révisables.

L’acceptation par le fournisseur de la vente et de la commande emporte son engagement irrévocable de respecter les délais de livraisons ainsi convenus.

En cas de livraison anticipée, le fournisseur n’aura droit à aucune prime pour livraison anticipée.

En cas de retard dans la livraison, les parties reconnaissent à HI l’opportunité d’appliquer une réduction proportionnelle du prix de la commande.

Après avoir mis en demeure le fournisseur de s’exécuter, et si ce dernier demeure défaillant, HI se réserve la possibilité d’appliquer des pénalités tarifaires qui pourront courir dès l’échéance du quinzième calendaire après l’expiration du délai contractuel de livraison.

Ces dernières sont fixées à 0,5% du montant total du prix de la commande par jour calendaire de retard, dans la limite maximum de 7% dudit montant.

Dépassé le trentième jour calendaire de retard, les parties reconnaissent que la commande pourra être annulée de plein droit et le contrat résolu sans sommation nécessaire de HI à l’égard du fournisseur.

L’une et l’autre de ces actions en réduction et résolution du contrat ne pourra empêcher HI d’agir en dommages-intérêts pour obtenir réparation du ou des préjudicies subi(s) par le retard du fournisseur.

Article 8 : Modifications et substitutions

Toute modification des prestations prévues au contrat souhaitée par l’une des parties devra impérativement être notifiée à l’autre, détaillée, chiffrée s’il y a lieu, et acceptée expressément avant de lier les parties entre elles et de pouvoir être mise en œuvre.

Si ladite modification a été consentie par les parties elle devra nécessairement avoir fait l’objet d’une formalisation par écrit sous quinze (15) jours calendaires par la rédaction d’un avenant au contrat.

Les prix indiqués par le fournisseur dans son offre, consentie par HI, sont fixés sur la durée du contrat d’un (1) an à partir de la date de signature des deux parties. A l’issue de cette période, si les parties entendent reconduire le contrat de vente, elles devront renégocier de bonne foi les tarifs appliqués par le fournisseur, et pourront convenir s’il le faut d’une indexation sur les prix du marché.

A l’initiative d’une des deux parties, une marchandise équivalente peut être proposée en substitution à celle convenue lors de la signature du présent contrat. La quantité, les qualités et l’usage que HI peut en tirer, de même que le prix, devront demeurer identiques.

Aucun changement sur la nature de la marchandise livrée ne pourra opérer sans le consentement exprès et écrit de HI. Conformément à l’Incoterm® qu’elles ont retenu, les parties conviennent que le prix est franco de port rendu et déchargé à l’adresse de livraison.

A cet égard, le prix comprend donc l’ensemble des frais à la charge du fournisseur que sont en particulier : l’emballage, l’étiquetage, le conditionnement, le transport, l’embarquement, l’assurance, le déchargement des marchandises.

Article 9 : Exécution, inspection et refus des produits

Les parties reconnaissent que le contrat de vente et l’ensemble des éléments contractuels qui le constituent entrent en vigueur et prennent pleinement effets à la date de la signature, par les parties, du présent Bon de Commande Fournisseur et de ses Conditions Générales d’Achat qui en font partie intégrante.

Les parties conviennent que le contrat de vente est conclu pour une durée déterminée d’une (1) année à compter de la date de la signature. Elles reconnaissent qu’en aucun cas il ne pourra être reconduit tacitement.

Elles pourront cependant convenir de sa prorogation pour un terme déterminé en en manifestant expressément la volonté avant l’expiration du terme initial.

Article 10 : Excédents

Les parties sont convenues des quantités à livrer par le fournisseur. Ces dernières apparaissent notamment sur le Bon de Commande Fournisseur.

A cet effet, HI n’accepte de payer que les seules quantités commandées et se réserve le droit de refuser toute livraison excédentaire par rapport à la commande.

Le retour éventuel de l’excédent se fera aux frais, risques et périls du fournisseur uniquement.

Article 11 : Garanties

Le fournisseur s’engage à informer utilement HI sur l’utilisation des marchandises, et à la mettre en garde sur les risques liés aux produits, notamment en ce qui concerne l’hygiène, la sécurité et tout autre type de danger.

Le fournisseur garantit HI contre l’éviction, de son fait personnel, et de celui des tiers. A ce titre, il garantit qu’il est en droit de disposer pleinement des marchandises et qu’elles ne pourront faire l’objet d’aucun trouble de droit, et notamment, qu’aucun droit réel ne pèse sur elles au moment de la conclusion de la vente.

Le fournisseur respecte toutes les lois, règlements, prescriptions et règles de l’art applicables aux marchandises concernées en matière notamment de production, fabrication, conditionnement, réparation, fixation de prix et livraison, de telle sorte que les produits puissent être légalement achetés, vendus, transportés ou exportés. Le fournisseur garantit, pendant une période minimum de douze (12) mois calendaires à compter de l’acceptation des produits par HI, que ceux-ci seront exempts de tout défaut, vice, contamination et usure anormale de quelque ordre que ce soit, y compris apparents.

Pendant toute la période de garantie conventionnelle, HI devra notifier par écrit au fournisseur tout défaut ou dysfonctionnement des produits et le fournisseur, une fois mis en demeure de s’exécuter, devra à ses frais et sous un délai de quatorze (14) jours calendaires à compter de la date de réception de ladite mise en demeure, soit remplacer, soit réparer les produits, soit corriger le défaut ou le dysfonctionnement. Tout remplacement ou réparation d’un produit sous garantie donne lieu à une nouvelle garantie d’une durée minimale de douze (12) mois calendaires à compter de l’acceptation par HI du produit remplacé ou réparé.

Passé ce délai, si le fournisseur ne satisfait pas à son obligation de remplacement, de réparation des produits, ou de correction du défaut ou du dysfonctionnement, HI sera fondé, à sa seule discrétion, soit à effectuer le remplacement, la réparation ou la correction des marchandises elle-même, y compris auprès d’un tiers, mais aux frais exclusifs du fournisseur, soit à obtenir de ce dernier le remboursement intégral du prix d’achat des produits défectueux.

Le fournisseur garantit l’approvisionnement de toutes les pièces de rechange nécessaires au bon fonctionnement des produits, ainsi que le service après-vente pendant une période minimale de trois (3) ans à compter de la date de livraison.

Le fournisseur reconnaît que les garanties spécifiées ci-dessus viennent s’ajouter aux garanties légales et à celles expressément accordées par le fournisseur, autres que celles stipulées ici, ainsi qu’à toute autre garantie, expresse ou tacite, applicable à la commande correspondante.

Article 12 : Propriété intellectuelle et confidentialité

Le Fournisseur garantit que les produits vendus ne contrefont aucun brevet, droit de licence, dessins et modèles, droit d’auteur, droit sur les marques ou tout autre droit de propriété intellectuelle ou industrielle d’un tiers. Le cas échéant, le Fournisseur garantit qu’il est titulaire de tous les droits et autorisations d’utilisation, de fabrication et de vente des produits et que HI sera ainsi mis en capacité de jouir pleinement de sa possession, y compris d’en exploiter les droits.

Dans le cas contraire, le Fournisseur s’engage à défendre HI contre toute réclamation ou action en contrefaçon des droits de propriété intellectuelle ou industrielle appartenant à un tiers, à cet égard, de payer tous les frais engagés par HI pour sa défense contre toute réclamation ou action, incluant un montant raisonnable couvrant les honoraires d’avocat. Il s’expose également à une condamnation à des dommages-intérêts couvrant tout dommage, perte ou préjudice subi par HI et découlant directement ou indirectement de cette réclamation ou action.

Tout schéma, plan, donnée, équipement, ou tout autre matériel et/ou information fourni par HI, ou fourni par le Fournisseur mais payé par HI comme faisant partie du prix des fournitures, sera considéré comme une information confidentielle appartenant à HI, et que le vendeur s’oblige à ne pas divulguer.

Le Fournisseur accepte de considérer comme strictement confidentiel tout matériel et/ou information appartenant à HI divulgué pour les besoins des présentes, et d’empêcher toute communication ou divulgation du matériel ou de l’information à un tiers, y compris ses propres salariés, sans l’accord exprès écrit et préalable de HI. Toute communication écrite, orale ou toute publication concernant la commande ou son contenu ne pourra être effectuée sans le consentement écrit préalable de HI.

Article 13 : Responsabilité et assurance

Le Fournisseur sera exclusivement considéré comme civilement responsable à l’égard de HI, et des tiers, de tout dommage aux biens ou aux personnes, qu’il s’agisse d’un dommage matériel, corporel ou moral, résultant de l’exécution par le Fournisseur, ses salariés, agents ou sous-traitants, des obligations du Fournisseur au titre de la commande.

Le Fournisseur souscrira toute police d’assurance adaptée afin de couvrir les conséquences de sa responsabilité, qui selon les stipulations de l’alinéa ci-dessus, pourrait être engagée vis-à-vis de HI ou des tiers, et accepte par les présentes de défendre et indemniser HI contre tous dommages et autres conséquences relevant de sa responsabilité.

Article 14 : Sous-traitance

La sous-traitance s’entend uniquement au premier degré. Un sous-traitant ne peut donc sous-traiter l’exécution du marché. Un preneur d’ordre peut sous-traiter tout ou une partie du contrat sous certaines conditions restrictives :

– toute sous-traitance doit être déclarée par le vendeur, futur preneur d’ordre, au moment où il soumet son offre de prix. Elle devra nécessairement être autorisée par HI avant l’exécution de la commande ;

– toute sous-traitance devra faire l’objet d’un accord écrit particulier entre HI et le vendeur/fournisseur aux fins de déterminer le partage des responsabilités, des obligations, des tâches dans l’exécution de l’opération entre ce dernier et son sous-traitant ;

– Le fournisseur, donneur d’ordre, s’assure du respect par son sous-traitant, de la clause de confidentialité qui règne entre lui et HI ;

– Le fournisseur, donneur d’ordre s’assure du respect par son sous-traitant, des obligations à sa charge que les parties au contrat au principal auront déterminées.

Le non-respect de l’une ou l’autre de ces dispositions pourra entraîner la résolution du présent contrat.

Article 15 : Ethique

HI affirme sa détermination à lutter contre la fraude, la corruption, l’exploitation économique et sexuelle, les abus et le harcèlement sexuels des enfants et des adultes vulnérables bénéficiant de l’intervention de HI, ou impactés par celle-ci, et à mettre en œuvre des mesures pour réduire les risques dans ses programmes, avec une tolérance zéro à l’égard de ces abus et une approche centrée sur la victime.

En signant les présentes conditions générales d’achat, le fournisseur certifie

–   ne pas être impliqué dans des pratiques de corruption ou de fraude

–      ne pas se trouver en situation de conflit d’intérêt avec les représentants de HI

–      respecter les lois en vigueur sur la non-exploitation des enfants et des adultes vulnérables,

–      respecter les droits sociaux notamment sur le salaire minimum et les durées de travail

–      respecter les conditions de travail de base des travailleurs notamment l’exclusion de toutes contraintes ou sanctions physiques, la garantie de la sécurité de ses employés

–      ne pas participer de quelque forme que ce soit à la propagation des mines anti personnelles (production, commerce, avoirs, actionnaires, transport, stockage, etc…)

–      ne pas participer de quelque forme que ce soit au commerce des armes (production, commerce, avoirs, actionnaires, collectes de fonds, transport, stockage, etc…)

–      ne pas avoir de liens de quelque forme que ce soit avec des réseaux terroristes de toute nature (actes de violences perpétrés envers des populations ou installations civiles commis par une organisation).

–      s’attacher à utiliser des techniques et des processus de production respectant les règles fondamentales de protection de l’environnement, (principalement au regard de la déforestation, de l’utilisation d’agents chimiques touchant la protection de la biodiversité)

Le fournisseur prend acte et s’engage à se conformer aux politiques énoncées (accessible : https://hi.org/fr/politiques-institutionnelles), qui sont les politiques de HI sur la protection des bénéficiaires contre les actes d’exploitation et de violence sexuelles, sa politique en matière de protection de l’enfance, sa politique de lutte contre les fraudes et la corruption, sa politique handicap, genre et âge ainsi que le Code de Conduite HI.

Si vous croyez que l’action d’une personne (ou d’un groupe de personnes), appartenant à HI, ne respecte pas les règles ci-dessus, vous devriez le signaler conformément au processus en contactant HI via le lien suivant : https://hi.org/fr/formulaire-signalement

HI se réserve le droit d’utiliser des outils internationaux de suivi fournisseurs afin de vérifier leur historique et potentielle implication dans des activités illégales ou non-éthiques.

HI souhaite limiter son impact environnemental et attend de ses fournisseurs et prestataires une démarche similaire.

Le manquement à l’une ou l’autre de ces obligations pourra entraîner la résolution de plein droit du contrat

Article 16 : Clause résolutoire

Chacune des parties reconnaît que, en sus des mécanismes de sanction à l’inexécution partielle qu’elles pourront mettre en œuvre, le manquement à l’une ou l’autre des obligations ci-après mentionnées pourra entraîner la résolution de plein droit du contrat de vente dès lors que, le créancier de l’obligation ayant mis en demeure le débiteur de s’exécuter, ce dernier n’a pas été en mesure de remédier à l’inexécution dans un délai d’un (1) mois calendaire à compter de la réception de ladite mise en demeure, et si :

– Le Fournisseur a manqué à l’une ou l’autre de ses obligations relatives aux conditions de livraison conformément aux termes de l’article 7 des présentes conditions ;

– Le Fournisseur a manqué à son obligation de délivrance conforme des marchandises telle que définie aux articles 4 et 10 des présentes conditions ;

– Le Fournisseur a manqué à ses obligations de garanties telles que définies à l’article 12 des présentes conditions ;

– Le Fournisseur a manqué à ses obligations relatives à la sous-traitance, telles que mentionnées à l’article 14 des présentes conditions ;

– Le fournisseur a manqué à son obligation de respect des règles d’éthique telles que précisées à l’article 15 des présentes conditions ;

– Le fournisseur a manqué à son obligation de bonne foi en ce sens qu’il a fourni de fausses déclarations à HI dans les différents documents contractuels qu’ils se sont échangés ;

– HI a manqué à son obligation de payer le prix ;

– HI a manqué à son obligation de prendre réception des marchandises ;

– Un événement relevant de la force majeure, tel que définie à la section 17 ci-après, cause un retard dans la livraison des marchandises de plus de trois (3) mois.

Dans ce dernier cas, les parties reconnaissent que si une partie des marchandises a pu être livrée et qu’une exécution partielle a donc pu avoir lieu, la résiliation n’aura d’effet que pour l’avenir et HI s’acquittera du prix au prorata des articles qui ont pu être livrés.

Dans l’hypothèse de contrats à exécution successive, la résiliation pourra également être retenue de plein droit si elle rentre dans l’un ou l’autre des cas mentionnés ci-dessus, mais sans effets rétroactifs,

Dans tous les autres cas, la partie créancière de l’obligation sera fondée à résoudre le contrat de plein droit. La résolution ayant alors un effet rétroactif, si les parties avaient entamé l’exécution du contrat, elles devront se restituer l’intégralité de ce qu’elles se sont procurées l’une à l’autre.

Article 17 : Force majeure

Les Parties ne seront tenues pour responsables d’aucun retard ou manquement dans l’exécution de leurs obligations résultant de tout événement ou circonstance imprévisible, irrésistible et extérieur à leur volonté, qui remplirait, pour le cas d’espèce, les conditions de la qualification de force majeure.

Excepté le cas – précisé par l’article 17 des présentes conditions générales – où l’événement de force majeure emporterait un retard de plus de trois mois dans la livraison, tout événement revêtant la qualité de force majeure qui n’empêcherait l’exécution des obligations des parties que de manière temporaire, n’entraînera que la suspension des obligations de chacun, suspension levée dès lors que les circonstances le permettront.

Les parties au contrat reconnaissent rejeter l’application de l’article 1195 du code civil et à ces fins, qu’aucun événement ne pourra revêtir les qualités de l’imprévisibilité telles que définies par ledit article

Article 18 : Loi applicable au règlement des différends

Les parties conviennent que la loi applicable au contrat est la loi togolaise.

Ils reconnaissent ainsi qu’elle devra s’appliquer à tout différend qui serait né entre elles sur l’interprétation, la formation, l’exécution, les sanctions de l’inexécution du contrat.

Article 20 : clause attributive de juridiction

Les parties conviennent que pour tout différend né ou à naître entre elles sur l’interprétation et/ou l’application/l’exécution du présent contrat, elles s’efforceront de parvenir à un règlement amiable.

A défaut de règlement amiable, elles consentent à ce que le règlement des litiges relève exclusivement de la compétence des tribunaux de Lomé.

Pour acceptation du fournisseur

Date :                                                                                Lieu :

Nom :                                                                                Fonction :       

Signature précédée de la mention « lu et approuvée » et cachet de l’entreprise :

Annexe 3 : Bonnes Pratiques Commerciales HI

BONNES PRATIQUES COMMERCIALES

DE HANDICAP INTERNATIONAL – HUMANITY & INCLUSION (HI)

I.                 Préambule

HI est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale. Créée en 1982 et présente dans plus de 60 pays dans le monde, elle intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux

Les Règles de Bonnes Pratiques Commerciales constituent une base pour toute relation de travail entre Humanité & Inclusion et ses fournisseurs.

Il s’agit de règles générales valables à moins que des conditions particulières soient mentionnées dans le contrat. En cas de termes contradictoires entre les documents, les conditions du contrat ou du dossier d’appel d’offres prévaudront sur ces Règles de Bonnes Pratiques Commerciales.

II.                Principes des procédures d’approvisionnements

Humanité & Inclusion a mis en place des procédures transparentes d’attribution des marchés. Les principes essentiels sont :

–           La transparence dans la procédure d’approvisionnement

–           La proportionnalité entre les procédures suivies pour attribuer les contrats et la valeur des marchés.

–           Un traitement égal des fournisseurs potentiels

Les critères habituels pour sélectionner un fournisseur sont :

–            L’autorisation de vendre des biens/services dans le pays

–            Les capacités financières et économiques

–            L’expertise technique

–            Les capacités professionnelles

Les critères habituels pour attribuer des marchés sont :

–            Le principe du moins disant (l’offre la moins chère remplissant toutes les conditions requises)

–            Le meilleur rapport qualité/prix/délais

III.         Mauvaise conduite, inéligibilité et exclusion

HI considère chaque cas de mauvaise conduite ci-dessous comme une raison valable pour exclure un soumissionnaire d’une procédure d’attribution de marché et pour mettre fin à toute relation de travail et tout contrat :

–            Fraude : définie comme tout acte ou omission intentionnel(le) concernant :

•           L’utilisation ou la présentation de déclarations ou de documents faux, incorrects ou incomplets, qui entraînerait l’appropriation frauduleuse ou la rétention répréhensible de fonds d’HI ou de bailleurs institutionnels.

•           La dissimulation d’informations, ayant les mêmes conséquences.

•           L’usage de ces fonds pour des objectifs autres que ceux pour lesquels ils ont été attribués à l’origine.

–               Corruption active : promettre ou accorder délibérément un avantage à toute personne pour que celle-ci agisse, ou s’abstienne d’agir selon son devoir, d’une manière qui porte atteinte ou peut porter atteinte aux intérêts d’HI ou des bailleurs institutionnels.

–            Corruption directe : offrir aux employés d’HI de l’argent ou bien des dons en nature afin d’obtenir des marchés supplémentaires ou de poursuivre un contrat.

–            Collusion : l’entente entre des entreprises concurrentes, qui aurait pour résultat probable l’augmentation des prix, la baisse de la production et l’augmentation des profits des sociétés alliées d’une manière bien supérieure à leur hausse naturelle. Une attitude de collusion ne se fonde pas automatiquement sur l’existence d’accords explicites entre entreprises. Elle peut également être tacite.

–            Pratiques coercitives : nuire ou menacer de nuire, directement ou indirectement, à des personnes ou à leurs propriétés, afin d’influencer leur participation à une procédure d’approvisionnement ou d’influer sur l’exécution d’un contrat.

–         Implication dans une organisation criminelle ou à toute autre activité illégale établie par jugement, par le

Gouvernement Américain, l’Union Européenne, les Nations Unies ou tout autre bailleur d’HI.

–            Pratiques immorales des Ressources Humaines : exploitation du travail des enfants et non-respect des droits sociaux fondamentaux et des conditions de travail des employés ou sous-traitants.

HI exclura de la procédure d’achat tout candidat ou soumissionnaire se trouvant dans l’un des cas suivants :

–            Être en situation de faillite ou de liquidation, ou sous tutelle judiciaire, être dans une situation de concordat (arrangement avec ses créanciers), avoir suspendu ses activités, faire l’objet de procédures concernant ces sujets ou se trouver dans une situation analogue résultant d’une procédure prévue de la réglementation ou législation nationale.

–            Avoir été condamné pour un délit dans l’exercice de son activité professionnelle par un jugement ayant autorité de la chose jugée

–            Avoir été coupable de faute professionnelle grave avérée par tout moyen

–            Ne pas avoir rempli les obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou des impôts conformément aux dispositions légales, soit du pays dans lequel l’entreprise est établie, soit du pays d’intervention d’HI, soit du pays dans lequel le contrat sera exécuté.

–            Avoir fait l’objet d’un jugement pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou à toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des communautés.

–            Avoir été déclaré responsable de violation grave du contrat pour non-respect des obligations contractuelles dans une précédente procédure d’achat.

Humanité & Inclusion n’attribuera pas de contrats aux candidats ou soumissionnaires qui, au cours de la procédure :

– Feront l’objet d’un conflit d’intérêts

– Se rendront coupables de déclarations inexactes en fournissant les informations demandées par HI pour participer à la procédure de contrat ou en ne fournissant pas ces informations.

IV.         Sanctions administratives et financières

Dans le cas où un fournisseur, candidat ou soumissionnaire serait impliqué dans des pratiques corruptives, frauduleuses, collusives ou coercitives, HI imposera :

–            Des sanctions administratives :

La mauvaise conduite du candidat sera notifiée aux autorités civiles ou commerciales compétentes ainsi que la fin immédiate de toute relation professionnelle avec celui-ci.

–            Sanctions financières :

HI demandera le remboursement des frais directement et indirectement liés à la conduite d’une nouvelle procédure d’appel d’offres ou d’attribution de marché. Le cas échéant, la garantie de l’offre ou la garantie d’exécution sera conservée par HI.

V.          Information et Accès pour les Bailleurs

HI en informerait immédiatement les Bailleurs Institutionnels et leur fournira toutes les informations pertinentes dans le cas où un fournisseur, candidat ou soumissionnaire serait impliqué dans des pratiques corruptives, frauduleuses, collusives ou coercitives.

De plus, les entrepreneurs acceptent de garantir un droit d’accès à leurs documents financiers et comptables afin que les représentants des Bailleurs Institutionnels d’HI puissent effectuer des vérifications et des audits.

VI.         Documents que doit présenter le fournisseur

Vous trouverez ci-après les documents minimums que devra fournir toute société ou entrepreneur individuel désirant travailler avec HI :

–            Pièce d’identité nationale personnelle du fournisseur / du représentant de la société

–            Statut et Enregistrement de la société

–            Ordre de mission ou procuration autorisant le représentant à signer le contrat

–            Copie de l’enregistrement fiscal

Attention : Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour l’attribution d’un marché particulier.

De plus, le Fournisseur devra disposer d’un minimum de matériel administratif tel que la capacité à émettre une Facture, un Bon de Livraison et posséder un tampon officiel.