Application ends / Délais de dépot : April 7, 2025
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Job Description
Lieu de travail : Lomé, Togo
1.BUT DE LA FONCTION
L’assistant administratif et financier a pour mission :
- d’assurer la gestion administratif du bureau en assurant les tâches de secrétariat et de
logistique - d’assurer la gestion budgétaire et comptable et la tenue de la caisse sous la supervision du
Contrôleur administration et finances (CAF) et du chargé administration, finances et RH;
2.RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES
Responsabilité n o 1 : Volet Administration et Secrétariat
- gérer les contacts externes
- recevoir les visiteurs et les introduire chez les personnes concernées
- gérer les appels téléphoniques à travers la centrale, prise de messages
- gérer la communication :
gérer le courrier, le classement et l’archivage - traiter le courrier in et out suivant le système en vigueur ;
- envoyer et réceptionner des fax et des courriers rapides ;
- élaborer/ diffuser/ traduire des courriers, courriels et notes ;
- classer / archiver les documents (électronique et physique) suivant le système en vigueur ;
- gérer et suivre les envois par courrier express (DHL).
- traitement de textes
- relecture de différents documents et correction ;
- appuyer l’organisation des réunions
- o organiser la logistique ;
- o contribuer à la préparation de la documentation et des présentations ;
- o diffuser les invitations et documents ;
- o s’assurer de l’équipement adéquat de la salle de réunions ;
- o prendre des notes et préparer des comptes-rendus ;
- appuyer la gestion administrative du bureau :
o contribuer à la réalisation des inventaires ;
o assurer la gestion des fournitures et consommables de bureau et de la cafétéria ;
o encadrer le chauffeur et en assurer la gestion du planning ;
o gérer le service de nettoyage afin de maintenir l’état de propreté des locaux ; assurer le
secrétariat : - informer les collaborateurs du Bureau pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et
d’urgence des appels, du courrier et des mails ; - o cogérer le planning des collaborateurs du Bureau organiser les missions et les ateliers :
- organiser les missions (internes et externes)
- exécuter toute autre tâche confiée par le Directeur Administratif et Financier en relation avec
sa fonction et ses compétences.
Responsabilité n o 2 : Comptabilité et finances du bureau:
L’Assistant administratif et financier exécute les tâches et responsabilités suivantes :
suivre la trésorerie et établir les demandes d’approvisionnement du compte banque du
bureau,
traiter et préparer les factures aux visas et paiements,
enregistrer et mettre les demandes de paiement dans le circuit des autorisations et
validation conformément à la procédure de comptabilisation, - préparer les moyens de paiement bancaires à la signature et tenir un état de suivi séquentiel
des chèques, - o préparer les états nécessaires aux reportings financiers,
- préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des déclarations fiscales et sociales,
- préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des avances et des refacturations,
- gérer la caisse du Bureau :
tenir la caisse conformément à la procédure en vigueur ;
o proposer les alimentations de caisse ;
o tenir le livre de caisse ; gérer les avances pour les frais de mission, perdiems et autres
frais, selon le référentiel en vigueur.
Formation et/ou Expérience — obligatoire ou souhaitée:
o minimum bac +3 en finance, comptabilité (souhaité) ;
o expérience de 5 ans dans un poste similaire (souhaitée).
Délai de candidature: au plus tard le lundi 07 avril 2025 à 12h00 GMT.