La résidence ORADYS recrute un.e Administrateur (rice) de gestion

La résidence ORADYS recrute

ADMINISTRATEUR/ADMINISTRATRICE

La résidence ORADYS est un immeuble situé à SANGUERA (Lomé/Togo) et comprend 22 appartements de différentes catégories (3 chambres et salon, 2 chambres et salon, 1 chambre et salon, studios) totalement équipés disponibles pour la location temporaire principalement, mais aussi pouvant être loués sur la base d’un contrat annuel renouvelable.

Il est recherché un(e) candidat(e) au poste de d’Administrateur (rice) pour la gestion et la mise en œuvre effective de la stratégie communicationnelle et de marketing de la résidence.

EN GENERAL,

• Assurer l’atteinte des orientations stratégiques de l’entreprise : la vision, la mission, les valeurs, l’image de marque, le règlement intérieur, le plan de croissance, les projets, la structuration de l’entreprise.
• Mettre en place une structure organisationnelle et opérationnelle garantissant la réalisation de la mission de ORADYS RESIDENCE.
• Assurer la coordination de toutes les activités et la réalisation de tous les objectifs stratégiques, opérationnels, administratifs et commerciaux de ORADYS RESIDENCE.

EN PARTICULIER,

Dans le respect des orientations de la Direction, la titulaire du poste est responsable de la planification et l’exécution des tâches suivant

1. Gestion liée au marketing, à la commercialisation et à la communication

• Veiller à la mise en œuvre effective et efficace des activités et objectifs définis dans la fiche de poste du Responsable Marketing Commercial et Communication.

2. Gestion administrative

• Assurer :
• La mise en place et le respect des procédures administratives pour une gestion efficace de ORADYS RESIDENCE.
• L’embauche et la formation du personnel ainsi que l’évaluation de leur performance.
• Une circulation fluide et adéquate de l’information au sein de l’entreprise en vue d’une conduite optimale des activités.
• L’élaboration et la mise à jour des cahiers des charges généraux de l’entreprise et le contrôle des cahiers des charges particuliers.
• L’inventaire des fournitures de bureau et des appartements, et l’achat de nouveau matériel en tenant compte des contraintes budgétaires.
• L’élaboration des rapports mensuels, trimestriels et annuels d’exercice de l’entreprise
• S’assurer que les opérations sont conformes aux politiques, lois et règlements en vigueur dans le pays.

3. Gestion financière

• Assurer la responsabilité de la comptabilité financière, budgétaire et analytique dans le cadre des orientations et des budgets définis par la Direction pour l’ensemble des activités de l’entreprise.
• Elaborer et présenter à la Direction les budgets prévisionnels.
• Présenter et négocier les différents budgets avec les partenaires et les sponsors.
• Superviser, en lien avec la Direction, le processus d’allocation et de suivi des ressources matérielles et financières.
• Analyser les relevés statistiques liés aux activités de l’entreprise et ses états financiers afin d’assurer une gestion comptable efficace.
• Coordonner avec le Cabinet comptable la production, l’analyse et la diffusion de tous les états comptables et financiers qui rendent compte au réel de l’activité de l’entreprise.
• Veiller à ce que les comptes et tableaux de bord financiers soient tenus à jour afin qu’un état de la situation puisse être présenté en tout temps à la Direction. Signaler les écarts constatés.
• Assurer le choix effectif et efficient des fournisseurs et des sous-contractants en s’assurant qu’ils répondent aux exigences fixées et qu’ils offrent le meilleur rapport qualité/prix.
• Soumettre à la Direction toutes dépenses extraordinaires (hors budget) en relation avec une problématique, un projet, une demande émanant de l’interne ou des institutions.
• Superviser la préparation des documents financiers exigés par les institutions, les autorités et les partenaires.
• Faire des propositions d’investissement à la Direction selon les possibilités financières de l’entreprise.
• Prendre toutes les mesures permettant de préserver les intérêts de l’entreprise.

4. Gestion des ressources humaines

• Identifier les profils et recruter en négociant les contrats de travail des collaborateurs.
• Superviser la définition des dotations et des fonctions, l’engagement, l’accueil, l’intégration, la présence effective, l’encadrement, l’évaluation, la remédiation, la fin des rapports de travail et la formation permanente des collaborateurs.
• Veiller à l’émergence et au maintien d’un climat de travail serein et positif ; Être attentif au niveau de motivation et d’engagement des collaborateurs.

5. Gestion des transmissions et des informations

• Assurer une bonne transmission de l’information au personnel, et contribuer à la bonne circulation de l’information entre les collaborateurs ainsi qu‘entre les collaborateurs et la direction.
• Collaborer à la réalisation du rapport d’activité et au développement des actions et des outils de promotion de l’information.
• Assurer une bonne gestion et un contrôle efficace de l’accès aux outils informatiques.
• Tenir à jour les dossiers administratifs des clients comme du personnel de l’entreprise, et ce dans le strict respect de la règlementation en vigueur.
• Signaler tout événement ou situation critique impliquant les stagiaires, les collaborateurs ou les partenaires extérieurs pouvant avoir un impact sur l’image de l’entreprise ou le développement de ses prestations.

6. Gestion des infrastructures et de la sécurité

• Bâtiment et équipements : Soumettre à la Direction tous les travaux de rénovation à entreprendre, les nouveaux besoins en équipements. Et gérer la réalisation des nouveaux projets d’infrastructures.
• Sécurité et santé : Assurer aux clients, au personnel une prise en charge respectueuse du droit en vigueur, de leur dignité et de leur sécurité physique et psychologique tout en garantissant des conditions de travail qui soient favorables aux collaborateurs. S’assurer qu’un processus de sécurité et de gestion des risques soit développé, appliqué et actualisé au sein de l’entreprise.
• Gestion et suivi des assurances : Être garant de la bonne gestion du portefeuille d’assurances, de l’annonce des sinistres et de leurs règlements.

7. Gestion quotidienne de la clientèle, des locataires

• Gérer les réservations et les demandes de location.
• Organiser les visites des appartements.
• Prendre les dispositions pour l’entretien et la propreté des parties communes et faire remonter toute information ou proposition pour améliorer les objectifs assignés.
• Établir les états des lieux entrants et sortants.
• Veiller au paiement des loyers et des charges.
• Prendre en compte les besoins des locataires en vue de leur satisfaction.

DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES

• Être titulaire d’un Master en gestion ou Droit, ou d’un diplôme équivalent.
• Avoir une expérience de 5 années dans la gestion immobilière ou hôtelière
• Une expérience équivalente dans le domaine de tourisme et loisir est un atout
• Une connaissance approfondie de l’anglais est souhaitée

QUALITÉS REQUISES

• Professionnalisme
• Avoir le souci de la satisfaction du client
• Aptitude à planifier et organiser
• Travailler en équipe
• Rigueur et méthode de travail
• Dynamisme et endurance physique
• Aptitude à décider, à travailler et diriger une équipe de manière autonome
• Respect de la législation et des procédures, charisme personnel et éthique.

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

• Début: Lundi, 26 Mai 2025
• Fonction : Administrateur/Administratrice
• Type d’emploi: Temps plein
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée.
• Salaire: Lors de l’entretien
• Secteur: Hôtellerie
• Localisation du poste : SANGUERA / Lomé (TOGO)

Pour ce poste, vous devez disposer d’un permis de conduire et d’un moyen de déplacement personnel.

POUR POSTULER

• Merci d’envoyer votre CV, lettre de motivation ainsi qu’une copie de vos diplômes et des preuves de votre expérience professionnelle à l’adresse suivante : contact@oradysresidence.com

Délai de dépôt de candidature : Vendredi 09 Mai 2025

Suivez notre chaîne WhatsApp