Sous la supervision directe du Facility Manager et sous la direction générale du Chef CBO (Common Back Office), le (la) titulaire du poste sera responsable des taches suivantes :
Gestion de la Réception et des accueils
- S’assurer de la fluidité et de la circulation dans toute l’enceinte de la Maison des Nations Unies y compris s’assurer que les halls soient soigneusement rangés, propres, et très bien tenus.
- Garantir une expérience visiteur satisfaisante, incluant un service d’accueil et de réception de qualité.
- Coordonner avec le personnel de sécurité pour autoriser et gérer l’accès des visiteurs.
- Assurer la tenue à jour régulière du calendrier de visite du personnel.
- Communiquer efficacement avec les services internes et les parties prenantes externes sur les derniers protocoles de sécurité pour les visiteurs.
Services Logistiques, Courriers et Envois Diplomatiques
- Superviser et s’assurer de la bonne gestion des services de réception et de stockage de matériel, marchandise et de courrier.
- S’assurer de la bonne gestion des prestataires de services commerciaux, être le point focal et s’assurer que leurs besoins sont pris en compte.
- Superviser la gestion des prestataires de services externes pour la gestion quotidienne du stockage dans les locaux de la Maison des Nations Unies, notamment faire en sorte que les biens soient stockés conformément aux bonnes pratiques de gestion des stocks avec un inventaire approprié et des rapports bien détaillés.
- S’assurer que la gestion des opérations d’envoi et de réception du courrier et des envois diplomatiques soit efficaces et se déroule selon les normes.
- Coordonner avec les unités techniques concernées pour les transmissions en s’assurant d’un emballage adéquat et d’un mode d’expédition adéquat, en particulier pour les envois en chaîne du froid.
- Contribuer à la révision et à la mise à jour des procédures opérationnelles standardisées (SOPs) pour tous les domaines couverts par l’unité administrative, y compris la gestion du stockage, et veiller à la mise en œuvre en temps voulu et correcte de ces SOPs.
- Effectuer d’autres tâches liées à la logistique assignée.
Gestion des Espaces
- Superviser les services de nettoyage et d’archivage.
- Référer toute maintenance nécessaire aux ingénieurs, aux prestataires externes et/ou au département informatique.
- Veiller à ce que les locaux de bureau soient bien gérés et entretenus.
- Effectuer des tâches administratives au besoin.
Impact des résultats
Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité globale de la fourniture de services dans la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l’amélioration des services à la clientèle.
Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous justifiez des qualifications suivantes…
Éducation
- Diplôme universitaire (Master) en gestion des affaires, administration, finance ou tout autre domaine pertinent.
- Minimum de cinq ans d’expérience pertinente dans la gestion Administrative, la gestion des affaires, la planification dans un bâtiment institutionnel (Ambassade, Gouvernement, INGO)
- Solides compétences organisationnelles avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
- Excellentes compétences en communication et en relation interpersonnelle, avec la capacité de travailler efficacement avec diverses parties prenantes.
- Maîtrise des outils informatiques.
- La maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l’anglais sont requises. La connaissance d’une langue locale est un atout.
Compétences fondamentales
- Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (1)
- Travailler de façon Collaborative (2)
- Établir et entretenir des partenariats (2)
- Innover et épouser le changement (2)
- Pense et agit de manière stratégique (2)
- S’atteler à obtenir des résultats tangibles (2)
- Gérer l’ambiguïté et la complexité (2)
Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez-vous rendre à l’adresse suivante here.
Compétences additionnelles
- Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.
- Souci du client : S’efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et précise.
- Esprit d’équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
- Adaptabilité : S’adapte à l’évolution des priorités et des environnements avec souplesse et résilience.
Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Pays : Sénégal
Contrat : CDD
Date limite : 26 mai 2024
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.
Postulez via ce lien.