L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous œuvrons pour chaque enfant, partout et chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.
Et nous n’abandonnons jamais.
POSTE : Assistant administratif, G5, Bauchi, Nigeria, #5549
Pour chaque enfant, un dévouement
Au Nigeria, l’UNICEF travaille dans un contexte humanitaire et de développement complexe pour garantir et protéger les droits des enfants en partenariat avec le gouvernement, la société civile, les enfants et les familles. L’UNICEF Nigeria est l’un des plus grands bureaux de pays de l’UNICEF au monde – cliquez sur le lien pour en savoir plus sur l’UNICEF au Nigeria : https://www.unicef.org/nigeria/.
Contexte organisationnel et objectif du poste
La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout et dans tout ce que fait l’organisation : dans les programmes, dans le plaidoyer et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en actions. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel sans discrimination, préjugés ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant a des chances inégales dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont bafoués. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société – en luttant contre les inégalités – non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance et une stabilité durables des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits humains de tous les enfants, qui constituent le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant également le développement équitable des nations.
Comment pouvez-vous faire la différence ?
Sous la supervision et la direction du superviseur, l’assistant administratif est chargé d’exécuter une grande variété de tâches de routine et certaines spécialisées pour la section respective, nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs de l’UNICEF.
Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes
Suivi budgétaire
- Surveille les budgets et les dépenses financières de la section, garantissant le respect des règles et règlements de l’UNICEF, en tenant le superviseur informé et conseillé sur les actions à prendre pour la décision/le suivi.
- Fournit un soutien pour la révision/préparation du budget, l’état de mise en œuvre, la détermination de la position d’utilisation du financement, la clôture opérationnelle et financière.
- Prépare et maintient des registres, des documents et des plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre du projet/programme.
- Effectuer des transactions dans VISION concernant les subventions de sa section, telles que l’enregistrement des allocations de subventions et le suivi des subventions de programme arrivant à expiration.
Ressources humaines
- Rédiger les annonces de postes vacants pour les postes au sein de son bureau pour examen par le superviseur afin d’aider à attirer les candidats idéaux.
- Assure une sélection rapide et efficace des candidatures pour une éligibilité minimale, en tenant compte des qualifications, des compétences et des exigences du poste.
- Assurer la liaison avec les candidats dans les différentes étapes du processus de recrutement.
- Coordonne la planification des entretiens et des évaluations techniques.
- Enregistre et tient à jour les dossiers de recrutement, en s’assurant que tous les documents nécessaires ont été préparés.
- Surveille le cycle de vie du processus de recrutement pour mettre à jour le superviseur si nécessaire.
Planification de bureau et gestion de projet
- Assure la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et précises pour la préparation des plans de travail des sections et des plans de gestion de projet.
- Entreprendre des recherches fondamentales et effectuer une analyse comparative des données liées au projet/programme.
- Surveille la mise en œuvre du projet par rapport aux jalons établis et formule des recommandations pour améliorer les performances.
- Aide à garantir le respect en temps opportun des délais convenus.
- Agir en tant que point focal dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données contenant les informations clés de suivi et d’évaluation.
Approvisionnement
- Guide les gestionnaires dans le processus de PCA/SSA conformément aux politiques et orientations émises par FRG, la division approvisionnement et le DHR.
- Facilite le traitement des contrats des consultants et des partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le dépôt des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
- Maintient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
Communications et flux de travail
- Assure la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et précises pour la préparation des plans de travail des sections et des plans de gestion de projet.
- Entreprendre des recherches fondamentales et effectuer une analyse comparative des données liées au projet/programme.
- Surveille la mise en œuvre du projet par rapport aux jalons établis et formule des recommandations pour améliorer les performances.
- Aide à garantir le respect en temps opportun des délais convenus.
- Agir en tant que point focal dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données contenant les informations clés de suivi et d’évaluation.
Approvisionnement
- Guide les gestionnaires dans le processus de PCA/SSA conformément aux politiques et orientations émises par FRG, la division approvisionnement et le DHR.
- Facilite le traitement des contrats des consultants et des partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le dépôt des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
- Maintient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
Communications et flux de travail
- Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
- Gère la correspondance entrante et sortante, les e-mails et les appels téléphoniques.
- Communique des informations courantes et certaines informations non courantes relatives au travail de l’équipe.
- Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et s’assure que les sites Internet inter/intra-net sont à jour et précis
Gestion du calendrier/réunions/correspondance
- Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser les réunions.
- Prend les procès-verbaux des réunions, en garantissant l’exactitude, le souci du détail et la cohérence.
Événements/Logistique
- Soutenir les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.
- Organise les horaires en assurant la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité.
- Assure la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins.
- Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l’intranet.
- Prépare et maintient les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.
Voyage
- Fournit une assistance en matière de voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour garantir que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
- Informe et débriefise les membres du personnel sur les questions liées aux questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.
- Extrait, saisit, maintient et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation pour garantir des transactions précises liées aux frais de déplacement et aux déplacements du personnel.
- Aider à la préparation des budgets sur les frais de voyage et à tenir à jour les dossiers de plan de voyage et de contrôle budgétaire.
- Surveille les certifications de voyage et fait rapport à l’équipe.
- Gère le transport et l’encadrement des chauffeurs.
Traitement de facture
- Responsable de la collecte des factures et du dépôt des documents pour approbation et, par la suite, traitement dans VISION.
- Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats vers le système de destination.
- Répond au statut des transactions des clients et à d’autres demandes.
Fournitures/équipement
- Prend en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
- Surveille et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les prestations et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
- Organise l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.
Présence
- Maintient et met à jour un système qui surveille les absences du personnel.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devrez…
Éducation:
Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
Expérience:
- Un minimum de 5 années d’expérience pertinente en matière de travail administratif ou de bureau est requis.
- Un baccalauréat d’un établissement universitaire reconnu peut remplacer trois années d’expérience pertinente.
- Une maîtrise d’un établissement universitaire reconnu peut remplacer cinq années d’expérience professionnelle pertinente.
Exigences linguistiques :
La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.
Pour chaque Enfant, vous démontrez…
Les valeurs de l’UNICEF : attention, respect, intégrité, confiance et responsabilité (CRITA).
- Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…
- Construit et entretient des partenariats (II)
- Fait preuve d’une conscience de soi et d’une conscience éthique (II)
- Volonté d’obtenir des résultats (II)
- Innove et embrasse le changement (II)
- Gère l’ambiguïté et la complexité (II)
- Pense et agit de manière stratégique (II)
- Travaille en collaboration avec les autres(II)
- Nourrit, dirige et gère les personnes (II)
Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez visiter ici .
L’UNICEF s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion au sein de son personnel et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leur origine religieuse et ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.
Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel , notamment un congé parental payé, des pauses pour l’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement le recours à des modalités de travail flexibles.
L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également à des principes stricts de protection des enfants. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification de leurs antécédents.
Remarques:
L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidates éligibles et appropriées sont encouragées à postuler.
La mobilité est une condition d’emploi professionnel international à l’UNICEF et un principe sous-jacent de la fonction publique internationale.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.
Les rendez-vous à l’UNICEF sont soumis à un examen médical. Les rendez-vous peuvent également être soumis à des exigences d’inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement considérés pour un emploi à l’UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d’accepter une mission à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’engagement, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu ou si les exigences de vaccination nécessaires ne sont pas remplies dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.
Délai standard de l’Afrique centrale ouest : 21 mai 2024Heure standard de l’Afrique centrale occidentale.