Medair est une organisation non gouvernementale chrétienne internationale d’aide humanitaire. Medair apporte une aide d’urgence et de reconstruction dans les domaines de la santé et de la nutrition, de l’eau, l’assainissement et l’hygiène, ainsi que du logement et des infrastructures.
Poste 1 : Responsable des finances et des ressources humaines
Vue d’ensemble du rôle
Superviser les activités financières et RH du programme. Assumer les fonctions comptables nécessaires pour fournir des informations exactes et opportunes sur la situation financière du programme aux bailleurs de fonds, à l’OSG, à la direction sur le terrain et aux équipes sur le terrain. Organiser et développer les processus financiers, recruter et gérer l’équipe financière, fournir un coaching et une formation si nécessaire. Recrutement du personnel national des ressources humaines, élaboration de la politique du personnel, coordination de la formation et bien-être général du personnel. Le responsable des finances et des ressources humaines travaille également avec la direction sur le terrain et GSO sur les questions nationales pour les employés sous contrat international.
Aperçu du projet
L’équipe d’intervention d’urgence de Medair a été déployée au Tchad en décembre 2023 pour mener une mission exploratoire, dont l’objectif était de déterminer s’il y avait de l’espace humanitaire et des besoins pour Medair au Tchad. En janvier 2024, l’équipe G-ERT s’est déployée au Tchad dans le but de refaire une demande d’enregistrement dans le pays et de rétablir les relations avec les autorités gouvernementales, les organismes donateurs, les partenaires des Nations Unies et les ONGI.
Notre culture
Principaux domaines d’activité
Gestion financière
- Gérer les fonctions comptables quotidiennes du programme, y compris, mais sans s’y limiter :
- Gestion de la trésorerie : Rapprochement/vérification des montants bancaires et de trésorerie sur une base régulière, S’assurer que les paiements sont effectués en temps opportun en priorisant en fonction du plan de trésorerie et de la disponibilité, Détailler les dépenses par le biais de feuilles de dépenses mensuelles pour tous les comptes de trésorerie. Préparer les prévisions mensuelles des besoins de trésorerie pour le programme, s’assurer que l’argent est transféré entre les sites en temps opportun et que les besoins quotidiens de trésorerie sont satisfaits, gérer la relation avec la banque locale de Medair et négocier les taux et les commissions.
- Préparer les comptes financiers mensuels etsoutenir les bases de terrain en matière financière, selon les besoins
- Surveiller les dépenses du projet sur une base continue (mensuelle), communiquer avec les gestionnaires concernés au sujet de tout dépassement ou dépassement des dépenses et travailler avec eux pour convenir des mesures appropriées nécessaires pour aligner les dépenses sur les budgets approuvés.
- Veiller à ce que les procédures financières soient suivies dans les bureaux du Programme pays dans le cadre du suivi du contrôle interne.
- Travailler avec les titulaires de budget et le personnel de l’OSG à la préparation et à l’élaboration des budgets des projets et des coûts partagés.
- Contribuer à la gestion financière des subventions signées par les donateurs.
- Préparer et livrer des rapports d’activités financières dans les délais et le format requis pour répondre à toutes les exigences pertinentes.
- Assurer la réussite de l’adoption et de la mise en œuvre de nouveaux systèmes financiers.
- Soutenir et gérer les audits financiers, en fournissant les informations requises par la législation locale, les bailleurs de fonds, les OSG ou d’autres organismes.
- Point focal du programme de pays pour les feuilles de temps du personnel chaque mois. Rassembler toutes les feuilles de temps signées de chaque FO mensuellement.
- Administrer les ONG locales qui mettent en œuvre les programmes de Medair en examinant leurs processus, leurs rapports financiers et leurs bons d’achat.
Gestion des ressources humaines pour les salariés sous contrat national
- Gérer les fonctions quotidiennes des ressources humaines du programme :
- Aider les gestionnaires à identifier les besoins en personnel, gérer et coordonner le processus de recrutement pour les postes nouveaux ou vacants en collaboration avec le supérieur hiérarchique. Cela inclut l’ensemble du processus de recrutement.
- S’assurer que le personnel recruté à l’échelle nationale dispose d’un contrat de travail valide et qu’il est intégré au moment de son entrée en fonction.
- Suivre les procédures conformément à la politique de Medair et au droit du travail local lors du renouvellement ou de la résiliation des contrats du personnel.
- S’assurer que la documentation RH est mise à la disposition du personnel dans une langue qu’il comprend ou qu’elle est expliquée verbalement si nécessaire.
- Organiser un débriefing approprié, si nécessaire, à la suite de tout incident critique
- Veiller à ce que des entretiens de départ soient menés et que des dossiers appropriés soient conservés lorsque les personnes quittent Medair.
- Examiner, mettre à jour et/ou élaborer régulièrement les documents relatifs à l’emploi du personnel recruté au niveau national, y compris les descriptions de poste, les contrats de travail et les directives du personnel, afin de s’assurer qu’ils répondent aux exigences de la législation du travail locale.
- Assurer la liaison avec d’autres ONG, des prestataires de services locaux et la direction sur le terrain pour s’assurer que les salaires et les avantages sociaux du personnel recruté au niveau national sont conformes à ceux des organisations similaires et répondent aux exigences de la législation locale du travail.
- Soutenir les supérieurs hiérarchiques, au besoin, en ce qui concerne les mesures disciplinaires et les procédures de règlement des griefs.
- Aider les responsables hiérarchiques à identifier les besoins de formation de l’ensemble du personnel et à trouver des possibilités de formation à l’interne et à l’externe, le cas échéant, en respectant les contraintes budgétaires et opérationnelles et en tenant à jour les dossiers de formation.
- Fournir aux supérieurs hiérarchiques une formation, des conseils, un mentorat et un encadrement sur la gestion de la performance ou d’autres domaines pertinents de la gestion des RH ou des procédures pour leurs équipes sont suivies et les dossiers sont conservés conformément aux directives et aux lois locales.
- Responsable de la mise à jour de données exactes dans le système d’information RH (Medair People)
- Responsable de l’exactitude des données aux fins de l’audit
Gestion des ressources humaines pour les employés sous contrat international
- Assurer la liaison avec la direction sur le terrain et les partenaires RH sur les questions relatives aux RH, y compris, mais sans s’y limiter :
- Fournir des informations spécifiques au programme de pré-affectation, y compris les visas ou permis de travail requis
- Travailler avec les gestionnaires pour s’assurer que les nouveaux membres du personnel reçoivent des informations sur le pays et le programme, ainsi que l’intégration et le transfert.
Administration
- Répondre aux exigences administratives de Medair, des bailleurs de fonds, de la législation locale, des fournisseurs, des sous-traitants, des employés et de toute autre partie prenante, afin que les fonctions fonctionnent de manière efficiente, efficace et intègre.
- Préparer la paie et les paiements du personnel sur les salaires et/ou indemnités sous contrat national conformément à la réglementation locale de l’emploi, en veillant à ce que toutes les retenues légales requises soient effectuées et versées aux autorités.
- Aider le personnel des finances de l’OSG à faire rapport aux bailleurs de fonds, en fournissant des documents et des explications narratives au besoin.
- S’assurer qu’une trace écrite est en place pour toutes les transactions financières, que les dossiers financiers et du personnel sont conservés de manière ordonnée et que le système de classement (archivage) est conforme aux politiques d’archivage internes de Medair et répond aux exigences des donateurs.
Gestion du personnel
- Gérer et superviser le personnel des RH et des finances ; le recrutement, la gestion, le développement et la formation, l’évaluation, etc.
- Assurer la supervision fonctionnelle du personnel des finances et des ressources humaines sur le terrain.
Gestion de la qualité
- Promouvoir et utiliser les systèmes d’exploitation de Medair, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les directives soient respectées.
Responsabilités déléguées
- Gestion et surveillance des paiements, y compris la paie, le contrôle des flux de trésorerie et l’exactitude de la documentation.
- Enregistrement précis et en temps opportun de toutes les transactions financières dans le pays.
- Soumission de rapports financiers précis et en temps opportun conformément aux exigences de Medair, des bailleurs de fonds et des organisations (inter)nationales.
- Contribution financière pour les budgets des projets, les propositions des donateurs et les rapports en collaboration avec la direction sur le terrain et le siège.
- Conformité juridique des activités et des politiques financières et RH de Medair dans le pays, conformément aux exigences de Medair, des bailleurs de fonds, des pays et des internationales.
- Gestion hiérarchique du personnel des finances et des ressources humaines, y compris le recrutement, le suivi des performances, les mesures disciplinaires, etc.
- Mise en œuvre et amélioration des systèmes et politiques financiers et RH.
- Confidentialité des informations détenues sur les membres du personnel.
- Mise en œuvre et amélioration des systèmes et des politiques de ressources humaines et financières.
- Veiller à ce que toutes les pratiques d’emploi des employés sous contrat national soient conformes aux lois du travail locales.
Vie spirituelle de l’équipe
- Refléter les valeurs de Medair auprès des membres de l’équipe, du personnel local, des bénéficiaires et des contacts externes.
- Travaillez, vivez et priez ensemble dans nos équipes chrétiennes. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe.
Qualifications
- Diplôme universitaire dans un domaine pertinent et/ou expert-comptable agréé
- Solide connaissance pratique de l’anglais et français courant (parlé et écrit)
Expérience
- Expérience professionnelle pertinente dans un poste financier et/ou RH d’au moins quatre ans.
- Maîtrise d’Office Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Forte volonté chrétienne et enthousiaste
- Capable de développer et de maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes
- Solides compétences en communication orale et écrite
- Capable de développer et de maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes
- Diplomate et discret et capable de travailler sous pression et de gérer son niveau de stress personnel, dans des délais réguliers.
- Excellentes compétences en numératie et excellent souci du détail
- Bonnes compétences en matière de relations interpersonnelles et de résolution de conflits, ainsi que de négociation
- Capable de développer, d’encadrer et de soutenir d’autres membres de l’équipe, y compris le personnel sous contrat national et international.
- Solides compétences organisationnelles et de leadership, capacité d’analyse et de hiérarchisation des besoins et style de gestion favorable
Poste 2 : Responsable Logistique
Vue d’ensemble du rôle
En tant que membre important d’une équipe diversifiée qui s’engage à servir les plus vulnérables du monde avec des soins pratiques et compatissants, le responsable logistique supervise la fourniture du soutien logistique du programme. Le responsable logistique est chargé de s’assurer qu’une chaîne d’approvisionnement efficace est en place à tout moment, et que la logistique standard et les systèmes administratifs connexes sont établis et mis en œuvre dans le cadre des programmes nationaux de Medair. Le titulaire du poste assure l’orientation stratégique, la gestion et l’évaluation de tous les aspects de la logistique, en veillant à ce que les exigences pertinentes en matière d’information, de rapports et de reddition de comptes soient respectées. Le responsable logistique joue également un rôle important dans la représentation externe, la conformité légale, le leadership d’équipe et le renforcement des capacités du personnel logistique.
Aperçu du projet
L’équipe d’intervention d’urgence de Medair a été déployée au Tchad en janvier 2024. L’équipe a recueilli des informations sur les lacunes et les priorités afin de comprendre le contexte humanitaire et d’identifier les lacunes programmatiques pour les interventions potentielles. Le ou les lieux de mise en œuvre du projet sont déterminés en fonction des besoins et des évaluations.
Principaux domaines d’activité
Gestion de la logistique – Chaîne d’approvisionnement
- S’assurer que les pratiques et procédures de gestion de la chaîne d’approvisionnement appropriées sont en place et maintenues. Inclure l’approvisionnement et l’approvisionnement, l’entreposage, le transport et la gestion des ressources logistiques dans la flotte, l’équipement et les installations.
- Partager des informations sur les évaluations et les interventions proposées, fournir des aperçus des besoins logistiques pour l’élaboration de propositions de projets et de projets ultérieurs. Collaborer avec le personnel clé pour s’assurer que la planification et la budgétisation des projets intègrent un financement adéquat pour la capacité et les ressources logistiques.
- Gérer le processus d’approvisionnement de manière efficace et rentable. Fournir un soutien et des conseils en matière de planification aux gestionnaires de projet et aux autres personnes qui font des demandes d’approvisionnement, identifier les itinéraires d’approvisionnement optimaux et maintenir une vue d’ensemble continue des besoins d’approvisionnement en fournissant des plans d’approvisionnement et d’exécution mis à jour. Veiller à ce que des études de marché locales soient régulièrement réalisées, afin de s’assurer d’une connaissance complète de la disponibilité et du prix des articles locaux.
- Trouver et négocier des contrats d’entreposage et d’entreposage qui sont sécuritaires, bien entretenus et qui répondent aux exigences en matière de santé et de pratiques de travail sécuritaires. Superviser les opérations de l’entrepôt en veillant à la tenue de registres appropriés pour la réception, l’entreposage et la délivrance des articles, les vérifications des stocks physiques, les conditions d’entreposage, la sécurité et l’entretien des installations. Effectuez des « vérifications ponctuelles » périodiques et mettez en place des systèmes pour augmenter la fiabilité des stocks et réduire les pertes dues aux dommages, aux pertes ou aux vols.
- Assurer le transport de marchandises par voie terrestre, maritime et aérienne ; S’assurer que les moyens de transport les plus rentables et les plus fiables sont utilisés pour la livraison en temps opportun des fournitures aux projets. Capturez les informations sur le pipeline et coordonnez la gestion de la chaîne d’approvisionnement en assurant une transmission régulière de l’état des commandes, des niveaux de stock et de l’état des expéditions au personnel de projet et de logistique.
- Maintenir des systèmes d’archivage précis, avec des enregistrements documentés et étayés des transactions logistiques à des fins d’audit et soumettre des rapports logistiques à l’équipe de gestion dans le pays et à la logistique de l’OSG, conformément aux politiques de Medair.
Gestion de la logistique – Ressources
- S’assurer que la gestion des flottes de véhicules est conforme aux normes de Medair ; Veiller à ce que les véhicules soient correctement attribués et utilisés en toute sécurité tout au long du programme et à ce que les calendriers d’entretien et de maintenance soient respectés.
- Superviser tous les types d’équipements et d’actifs, y compris les communications, les technologies de l’information et l’alimentation, afin de s’assurer que l’équipement est géré avec diligence et exploité de la manière la plus rentable possible. La gestion de l’équipement comprendra l’approvisionnement, l’enregistrement, l’attribution, le suivi, la maintenance, la réparation, le remplacement, la production de rapports et la formation, l’autorisation, la supervision et la coordination afin d’assurer une disponibilité et une responsabilité optimales. Assurez-vous que l’utilisation du carburant est correctement supervisée et enregistrée.
- Soutenir la bonne gestion des bases de terrain existantes, l’établissement de nouvelles bases et la fermeture des bases existantes. Assurer la liaison avec le(s) propriétaire(s) pour assurer un entretien adéquat et une disponibilité optimale des installations et des services publics. Mettre en œuvre et mettre à jour les aspects logistiques du plan de sécurité pour s’assurer que les ressources et les installations sont prêtes en tout temps pour l’hibernation ou l’évacuation.
Représentation
- Représenter Medair de manière positive et professionnelle, en contribuant au maintien d’une image positive et de la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du mandat, de l’éthique et des valeurs de Medair.
- S’engager de manière proactive avec les fournisseurs, les partenaires, les autorités locales, d’autres ONG, les clusters et toute autre partie prenante, afin de planifier, d’organiser et de programmer la distribution des biens et du matériel.
Gestion financière
- Compiler et valider la composante logistique de tous les budgets de base et de projet.
- Surveiller les dépenses des budgets alloués et s’assurer qu’ils fonctionnent conformément aux directives de Medair et des bailleurs de fonds en matière de comptabilité financière et de reporting.
Gestion du personnel
- Gérer le personnel avec intégrité et prévoyance, afin de s’assurer qu’il respecte les normes les plus élevées en matière de responsabilité et de professionnalisme. Cela comprend le recrutement, l’évaluation, la fixation d’objectifs, l’évaluation des performances, l’élaboration de plans de développement, la détermination des besoins de formation, l’établissement et le suivi des plans de travail, etc.
- Veiller à ce que tout le personnel de la logistique et du programme soit correctement formé et créer des possibilités de renforcement des capacités, de mentorat et d’encadrement. Fournir une formation polyvalente aux gestionnaires de projet et aux autres membres du personnel sur les procédures d’entrepôt et de chaîne d’approvisionnement.
Gestion de la qualité
- Promouvoir et utiliser les systèmes de stockage et de partage de fichiers de Medair, en veillant à ce que tous les formats normalisés soient utilisés et que les directives soient respectées.
- En conjonction avec l’examen du gestionnaire concerné, élaborer et mettre en œuvre (le cas échéant) des systèmes pour améliorer la transparence. S’assurer que des procédures antifraude adéquates sont en place pour détecter et, en fin de compte, prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuer des inspections régulières et des contrôles ponctuels, à la fois sur les systèmes et sur les travaux en cours, afin de garantir une utilisation optimale des actifs et des ressources de Medair.
- Veiller à ce que les projets soient mis en œuvre conformément aux propositions et aux exigences des bailleurs de fonds et aux normes internationales de Medair, des bailleurs de fonds, des pays et des pays, par exemple les normes Sphère et HAP, les recommandations de l’OMS, etc. Suivre les directives de GSO en matière de qualité, de stratégie et de directives techniques.
Responsabilités déléguées
- Élaboration, mise en œuvre et respect de la stratégie et des directives logistiques dans le pays, en consultation avec les autres gestionnaires de terrain concernés et le personnel de l’OSG, y compris la supervision des aspects logistiques des projets.
- Responsable de la contribution sur le terrain aux sections logistiques des propositions, des budgets et des rapports des bailleurs de fonds et de tous les dossiers administratifs pour les composantes logistiques des projets, avec l’examen technique final de GSO Global Logistics Advisors sur tous les documents soumis à l’extérieur
- Conformité légale des activités logistiques dans le pays conformément aux exigences de Medair, des bailleurs de fonds, nationales et internationales
- Diriger les aspects logistiques des relations extérieures dans le pays avec les autorités et les ministères, les agences des Nations Unies, les ONG partenaires et les clusters, en consultation avec le directeur pays
Vie spirituelle de l’équipe
- Refléter les valeurs de Medair auprès des membres de l’équipe, du personnel local, des bénéficiaires et des contacts externes.
- Travaillez, vivez et priez ensemble dans nos équipes chrétiennes. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d’équipe, la prière et les mots d’encouragement.
Cette description de poste couvre les principales tâches qui sont prévues. D’autres tâches peuvent être assignées au besoin.
Qualifications
- Qualification professionnelle en logistique ou formation en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe.
- Bon anglais (parlé et écrit). Français courant (parlé et écrit).
Expérience
- Minimum de deux ans d’expérience pertinente en logistique et en gestion dans un contexte d’urgence et/ou de développement
- Expérience de la gestion budgétaire et capacité à préparer des rapports financiers rapides, complets et exacts.
- Expérience de travail dans un environnement interculturel, de préférence dans le secteur de la logistique.
- Connaissance avérée des règles, des règlements et des politiques des bailleurs de fonds régissant la conformité et la gestion réglementaire des règles de passation des marchés publics des États-Unis, de l’Union européenne, de l’ONU et d’autres organismes.
- Capacité à communiquer efficacement avec les équipes de programme et à représenter Medair auprès des organisations des Nations Unies, d’autres ONG internationales et des autorités locales dans le monde entier. Compréhension technique de l’équipement mécanique.
- Capable de développer et de maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
- Capacité à travailler sous pression et dans des délais serrés. Diplomate, en particulier pour travailler avec les autorités et les fournisseurs.