Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005. Elle travaille en partenariat avec le Gouvernement et les communautés nigériennes pour contribuer au développement socio-économique durable du pays.
Mercy Corps est présent au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Burkina Faso, Mali, Niger et au Nigeria. Dans ces pays, nous nous concentrons sur une multitude de secteurs en fonction des priorités et des besoins locaux : sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. Nous visons à stimuler les opportunités économiques, à catalyser des systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à rompre le cycle de l’insécurité alimentaire et hydrique et à répondre aux besoins immédiats, tout en libérant le potentiel de construction pour l’avenir. Notre travail contribue à la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Mercy Corps travaille au Burkina Faso depuis 2016 à travers des partenaires sur les conflits et l’élevage.
| Titre du Poste : Réceptionniste – Assistante Administrative |
| Lieu : Ouagadougou, Burkina Faso |
| Catégorie du Poste : Temps Plein Mi-temps ET Régulier Temporaire |
| Niveau Salaire : Suivant grille Mercy Corps Burkina Faso |
| Employé Actuel : Poste Vacant |
RESUME DU POSTE :
Sous la supervision de la RH & Admin Officer, la Réceptionnist – Assistant Admin assistera dans le fonctionnement général de l’administration. Elle Assurera notamment la gestion du standard, l’archivage des documents administratifs, le suivi des contrats de bail, la facilitation des voyages et d’hébergement du personnel international et le suivi des factures ONEA, SONABEL, Orange…
RESPONSABILITES ESSENTIELLES:
Taches Administrative :
- Appuyer RH and Administration Officer dans le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
- Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
- Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
- Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
- Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
- Participer aux réunions ;
- Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilette et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
- Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
- Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprie et classées ;
- Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
- Saisir les courriers types ;
- Suivre le prélèvement régulier de la boite postale de l’ONG ;
- Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
- Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, ct…)
- Faire le suivi du registre de présence du personnel ;
- Faire les demandes de paiement des prestataires, Airtel ou Orange Burkina, les entreprises d’eau et d’électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finance,
- Appuyer dans la recherche de locaux, la gestion des contrats de bail,
- Appuyer dans la gestion des bureaux et des résidences de Mercy Corps pour ce qui concerne notamment la maintenance, les petites réparations dans les bureaux (Plomberie, électricité, froid, menuiserie, peinture, etc.),
- Appuyer dans la facilitation des voyages et d’hébergement du personnel terrain et international (demande de visa, réservation d’hôtel…)
- Assurer la dotation mensuelle du personnel en crédit de communication,
- Assurer la remise de téléphone et de sim aux nouvelles recrues et au staff international en mission au Burkina Faso
- Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps
- Mettre à jour la liste matrice chaque fin du mois en collaboration avec les RH & l’Administration,
- Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Burkina
- Faire toutes autres taches demandées par le superviseur
Responsabilité de supervision : aucune
Rapporte directement à : RH and Administration Officer
Travail directement avec : Les Ressources Humaines et l’Administration, les Opérations, la Finance et tous les programmes.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
- Avoir un diplôme supérieur en administration, secrétariat de Direction ;
- Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative, en Gestion Administrative des entreprises de préférence avec une ONG internationale ;
- Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.)
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise
- Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie.
- Avoir une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction
- Avoir fait un stage à Mercy Corps serait un atout.
FACTEURS DE SUCCÈS :
Une bonne connaissance et une compréhension Claire de l’éthique de l’administration, la volonté et l’habilité absolu d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs est essentiel. L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international est demandé. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.