L’Institut mondial de la croissance verte (GGGI) est une organisation internationale intergouvernementale fondée sur des traités qui se consacre au soutien et à la promotion d’une croissance économique forte, inclusive et durable dans les pays en développement et les économies émergentes. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page web de GGGI.
GGGI dispose d’un portefeuille diversifié de programmes dans les pays en développement du monde entier. Associés à des produits et services mondiaux, ces programmes nationaux sont axés sur l’obtention de résultats grâce à une approche intégrée de la planification et de la mise en œuvre de la croissance verte fondée sur des données probantes, alignée sur les priorités de développement des pays. L’organisation se concentre également sur les activités de développement et de gestion des connaissances, qui constituent une base théorique et empirique solide pour la croissance verte, tout en fournissant des options et des conseils concrets aux décideurs politiques et en créant les conditions propices aux investissements publics et privés dans les infrastructures vertes.
GGGI est hébergé au Sénégal par le Ministère de l’Environnement et du Développement Durable depuis 2016.
À l’appui du programme de pays du Sénégal, l’associé des finances, de l’approvisionnement et de l’administration veillera à l’intégrité des processus dans une gamme de services administratifs pertinents pour les finances, les voyages, la gestion des conférences, les ressources humaines, l’administration et les communications. L’objectif de ce poste est de fournir des services financiers, des ressources humaines, d’approvisionnement et d’autres services administratifs afin d’assurer la qualité et l’exactitude du travail. Il/elle apporte des solutions aux problèmes liés au travail quotidien.
SOMMAIRE DU POSTE
Conformément aux règles et règlements de GGGI, l’associé aux finances, à l’approvisionnement et à l’administration effectuera des processus opérationnels tels que le suivi financier, les rapports aux donateurs, le traitement et la livraison des contrats d’approvisionnement, le suivi des bons de commande, la conduite ou le soutien des processus de recrutement et de ressources humaines, les demandes de voyage et les réclamations, la supervision des actifs informatiques, entre autres.
Pour s’acquitter de son rôle, le/la candidat(e) sélectionné(e) travaillera en étroite collaboration avec le représentant pays et les chefs de projet du Sénégal et s’engagera avec d’autres opérations, permettant au personnel du département de soutenir les soumissions et la livraison en temps opportun (OED) au siège de GGGI à Séoul si nécessaire.
ENGAGEMENT
- Travailler en étroite collaboration avec le représentant pays du Sénégal et les chefs de projet pour assurer un suivi opportun de l’exécution du budget et de sa mise en œuvre. Soutenir le personnel de GGGI dans les aspects administratifs de la mise en œuvre du programme et du projet.
- Superviser et coordonner l’ensemble des performances de l’OED.
- S’engager auprès des parties prenantes internes et externes pour garantir la conformité avec les processus liés aux finances, aux ressources humaines, aux achats, aux événements et aux voyages de GGGI.
- Fournir des informations claires sur les exigences en matière de livraison des processus au personnel du bureau du Sénégal et aux parties prenantes externes.
- Coordonner et gérer les aspects procéduraux périodiques liés à la gestion financière de la petite caisse, au rapprochement des comptes bancaires et au contrôle de la trésorerie.
- Soutenir les gestionnaires de programme dans la communication quotidienne avec tous les partenaires et intervenants afin d’établir et de maintenir des partenariats solides tout en veillant à ce que des normes de qualité élevées soient respectées et en améliorant continuellement les processus et le rendement organisationnels.
- Assurer la coordination avec les responsables du programme GGGI et d’autres départements (bureau régional Afrique, partenariat, développement commercial) pour assurer une prestation de haute qualité et une livraison conforme aux règles et règlements de GGGI et de tous les donateurs.
LIVRAISON
- Préparer et mettre à jour, selon les besoins, les budgets des projets et le budget du bureau de programme de pays dans les catégories budgétaires pertinentes (plan comptable et catégories de dépenses des donateurs).
- Préparer le suivi mensuel des budgets des projets, en mettant en évidence les risques potentiels dans l’exécution du budget.
- Préparer des rapports financiers à l’intention des donateurs et soutenir l’audit financier en recueillant les informations pertinentes.
- Effectuer des transactions dans l’ERP, telles que des demandes, des modifications, des paiements (pour des consultants individuels, des entreprises et des fournisseurs généraux), la soumission de réclamations et l’achat d’équipements et de services, entre autres.
- Assurer un suivi mensuel de l’avancement et des engagements en matière d’approvisionnement ; et le suivi mensuel du temps du personnel par projet (enregistrement des feuilles de temps).
- Préparer le rapprochement mensuel des cartes de crédit d’entreprise et enregistrer toutes les dépenses connexes.
- Superviser les activités de gestion de bureau, y compris la gestion des salles de réunion, des espaces de bureau, des fournitures et de la gestion informatique.
- Aider et promouvoir les initiatives de bureau vert et s’assurer que nous respectons notre guide du bureau vert pour toutes les opérations.
- Aider aux processus de recrutement du personnel, des consultants et des stagiaires par le biais du système de recrutement en ligne, y compris le téléchargement des termes de référence pour la publication du site Web de GGGI, la mise en place d’entretiens avec les candidats et le suivi tout au long du processus jusqu’à ce qu’un candidat final soit sous contrat et à bord.
- Soutenir le recrutement et l’intégration de nouveaux employés et de consultants individuels.
- Conseiller l’équipe du Sénégal et accroître la sensibilisation aux procédures administratives internes dans les domaines de la gestion de bureau, du recrutement et de l’intégration de nouveaux membres du personnel et des consultants, des voyages, de la gestion des conférences et des événements, de l’informatique et d’autres réglementations, règles et directives pertinentes.
- Assister l’équipe dans tous les achats supérieurs à 10 000 USD, y compris la définition de la négociation entre les chefs de projet et les fournisseurs, l’émission des contrats, l’autorisation des paiements, la soumission des réclamations, les transactions de réquisition, etc.
EXIGENCES
QUALIFICATIONS
- Un diplôme équivalent en administration des affaires, en finance, en comptabilité, en ressources humaines ou dans un domaine d’études connexe est exigé (au lieu d’une maîtrise, un baccalauréat avec expérience professionnelle sera pris en considération)
- Des certifications en comptabilité, en gestion de projet, en gestion des ressources humaines, en approvisionnement, en systèmes de technologie de l’information, en gestion de bases de données et en gestion des connaissances sont hautement souhaitables.
- De préférence, sept ans d’expérience professionnelle dans au moins 4 des domaines suivants : finance, comptabilité, gestion de projet, gestion des ressources humaines, opérations, logistique et approvisionnement, et un minimum de quatre ans au sein d’une organisation internationale, d’une ONG internationale ou d’une entreprise multinationale.
- Maîtrise approfondie des politiques et procédures de l’entreprise et vaste expérience pratique des systèmes opérationnels en ligne, y compris les systèmes ERP et les systèmes de gestion de projet.
- Une communication verbale et écrite professionnelle claire en anglais et d’excellentes compétences linguistiques en français sont requises.
- Capacité et volonté de travailler de manière respectueuse et agile.
FONCTIONNEL
- Leadership, travail d’équipe et capacité créative de résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en suivant les plans de travail et les instructions convenus.
- Excellente littératie multiculturelle et intérêt à faire partie d’une équipe internationale travaillant dans un environnement évolutif et entrepreneurial.
- Excellentes compétences en communication (écrite et orale) et en facilitation.
- Penseur novateur qui peut voir des opportunités dans différents secteurs/disciplines.
- Anticiper et fournir le support technique et basé sur le contenu nécessaire.
- Très organisé(e) et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’établir des priorités de manière efficace et efficiente.
- Être à l’aise de travailler en équipe et de manière autonome.
- Excellente compréhension de l’organisation et de la gestion et expérience avérée de l’intégration réussie des mesures de protection, de l’égalité des sexes, de la réduction de la pauvreté et de l’inclusion sociale.
CORPORATIF
- Comprendre et soutenir activement la mission, la vision et les valeurs de GGGI.
- Promouvoir une culture organisationnelle de confiance, de transparence, de respect et de gestion financière.
- Excelle dans la résolution de problèmes, pose des questions, cherche de l’aide au besoin et partage rapidement l’information et les connaissances avec d’autres personnes à l’interne et à l’externe.
- Gérez vos émotions et votre stress de manière positive, soyez réceptif aux commentaires, établissez des relations et résolvez facilement les conflits.
- Forte capacité à travailler de manière autonome et/ou à distance tout en maintenant la productivité.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais, y compris la prise de parole en public avec tout le personnel et les parties prenantes.