L’OMS recrute pour 2 postes

L’organisation Mondiale de la Santé (OMS) compte étoffer son équipe en Côte d’Ivoire. Un recrutement a donc été lancé pour deux postes dans le pays.

Description de l’emploi

L’Organisation mondiale de la santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.

POSTE 1 : Recrutement d’un (01) Commis administratif et documentation

• Classe : GS-4 du barème du système des Nations Unies
• Type de contrat : Accord de services spéciaux (SSA) Unité administrative : CSU/WCO CIV

• Durée : 6 mois (renouvelables au besoin)

Lieu d’affectation : Abidjan, Côte d’Ivoire

Background et justification

Le commis administratif en charge service du courrier, des archives et de la documentation est le premier point de contact avec les personnes extérieures. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du bureau pour échanger des informations et assurer une prestation de services de qualité. En plus de fournir des services fiables en matière d’enregistrement du courrier, de tenue des archives et de la salle de documentation, le ou la titulaire du poste adopte une approche axée sur le client et fait montre de tact et d’une capacité à travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

Objectif

⦁ Favoriser un service clientèle de qualité et la traçabilité du courrier.
⦁ Veiller au bon fonctionnement de la salle de documentation
⦁ Faire preuve d’une qualité d’organisation et de précision dans l’exécution des tâches
⦁ Maintenir en bon état les documents et les supports mis à la disposition des utilisateurs de la salle de documentation
⦁ Assurer une meilleure distribution des courriers et dossiers au sein du bureau

Livrables

Le ou la titulaire du poste exécutera les principale tâches décrites ci-après :

Registre

1. Le ou la titulaire assure une gestion efficace du courrier en mettant l’accent sur les résultats ci-après :
   ⦁ la réception, l’enregistrement, l’encodage et la transmission du courrier entrant
   ⦁ l’enregistrement et l’envoi du courrier sortant, y compris la valise diplomatique, et le suivi des expéditions ; la préparation des formulaires de récapitulation des pièces jointes et des documents nécessaires et la tenue à jour du dossier des colis reçus par valise diplomatique pour s’assurer que tous les colis sont comptabilisés
2. Il ou elle assure la maintenance du système d’enregistrement du courrier et des archives en œuvrant essentiellement pour obtenir des résultats tels que :
   ⦁ la configuration et le maintien en place du système d’archivage spécifique au bureau pays conformément au système d’archivage de l’OMS ;
   ⦁ l’ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon la nécessité et l’élimination des anciens dossiers en application du plan de conservation établi ;
   ⦁ la tenue à jour des archives, en veillant à ce que les fichiers soient bien stockés et accessibles ; et la conservation sécurisée des documents ;

la mise à disposition de photocopies de documents contenus dans les dossiers du service du courrier et des archives, à la demande de membres du personnel ; la fourniture d’une assistance en vue de la collecte des documents de référence et d’information à partir des dossiers disponibles ;
⦁ la mise en place et la maintenance d’un système d’enregistrement des mouvements de fichiers au sein du bureau ; la tenue à jour des dossiers destinés à la circulation et à la lecture au sein du bureau ;
⦁ la préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du service du courrier et des archives ;
⦁ la participation à la création et à l’entretien d’un système électronique d’enregistrement du courrier ou d’archivage en étroite collaboration avec le personnel du service d’assistance informatique.
⦁ Exécuter toutes autres tâches administratives (en adhoc) instruit par le superviseur pour appuyer l’équipe

Centre de documentation

⦁ Assurer la gestion du centre de documentation et d’information et garder à jour les fonds documentaires, selon la classification adoptée. ;
⦁ Accueillir les utilisateurs du centre de documentation
⦁ Cataloguer régulièrement les nouveaux documents ;
⦁ Assister à la distribution des documents au personnel et aux partenaires ;
⦁ Analyser les demandes des utilisateurs internes ou externes et faire des propositions au superviseur sur l’utilisation optimale du centre
⦁ Reclasser les documents utilisés par les usagers ;
⦁ Faire des présentations ou des visites guidées de la salle de documentation
⦁ Préparer la salle de conférence pour les réunions ;
⦁ Exécuter toutes autres tâches dans son domaine de compétence

Qualifications, expérience, compétences et langues

Qualifications/Éducation

Essentielle : Diplôme de fin d’études secondaire ou une formation technique ou commerciale équivalente suivi d’un diplôme en sciences de l’information ou bibliothèque.

Souhaitable :
⦁ Une formation post-secondaire dans les domaines de l’enregistrement et du classement des dossiers, de la documentation ou d’autres formations analogues.
⦁ Une formation dans les tâches de dactylographie/Secrétariat ou dans un domaine administratif serait un avantage

Expérience

⦁ Essentielle : Au moins trois (3) années d’expérience pratique et pertinente dans le domaine des services de documentation (bibliothèque) dont une (1) année en tant que réceptionniste

⦁ Désirable : Une expérience de travail pertinente à des postes similaires dans une agence du système des Nations Unies ou dans une organisation multilatérale ou internationale, ONG serait un atout.

Compétences/Connaissances fonctionnelles

⦁ Excellente connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, outlook,…) et de l’utilisation de logiciels
⦁ Capacité à respecter les délais
⦁ Capacité à travailler de manière organisée et relativement autonome
⦁ Excellentes compétences organisationnelles
⦁ Excellentes compétences interpersonnelles, discrétion, confidentialité, tact et diplomatie.
⦁ Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs de l’OMS

Compétences essentielles OMS :

⦁ Favoriser l’intégration et le travail en équipe
⦁ Habilité à communiquer de manière claire et concise
⦁ Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
⦁ Produire des résultats de haute qualité
⦁ Se connaître et se gérer
⦁ Bonnes aptitudes interpersonnelles

Langue et niveau requis

Essentiel : Maîtrise parfaite de la langue française (orale et écrit)
Souhaitable : Bonne connaissance de la langue anglaise (niveau intermédiaire)

4. Supervision Technique

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe de l’Administrateur chargé des Opérations du bureau pays

5. Lieu d’affectation

Le Commis administratif et documentation sera basé à Abidjan, dans les locaux du bureau de l’OMS Côte d’Ivoire

6. Voyage

N/A

7. Honoraires et budget (Coût de voyage exclu)

Le consultant sera rémunéré au grade équivalent à GS- 4 du barême du SNU en Côte d’Ivoire
Salaire mensuel : 738 667 Devise : XOF

L’OMS applique une tolérance zéro à l’égard de toutes formes d’exploitation et d’abus sexuels, du harcèlement sexuel et tous types de conduite abusive (discrimination, abus d’autorité et harcèlement)

L’OMS s’engage en faveur de la diversité

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POSTE 2 : Consultant national appui à l’élaboration du dossier de soumission à Gavi, campagne Rubéole-Rougeole @ NO-C – (2301727)

APPUI A L’ELABORATION DU DOSSIER DE SOUMISSION A GAVI, POUR L’ORGANISATION D’UNE CAMPAGNE DE VACCIUNATION DE SUIVI CONTRE LA RUBEOLE ET LA ROUGEOLE, PREVUE EN 2024 EN CÔTE D’IVOPIRE

Titre : Consultant national en appui à l’élaboration du dossier de soumission à Gavi, campagne Rubéole-Rougeole.

Classe : NOC- du barème du système des Nations Unies en Côte d’Ivoire

Type de contrat : Accord d’exécution de Service Spéciaux (SSA)

Unité administrative : PEV/ULC_CIV
Durée : 4 mois

Lieu d’affectation : Abidjan

Background

Conformément aux stratégies préconisées par l’Initiative contre la rougeole et la rubéole et à l’objectif d’élimination de la rougeole et la rubéole, rappelé dans le Plan d’action mondiale pour le vaccin (GVAP) 2012-2020, la Côte d’Ivoire a introduit le vaccin combiné Rougeole -Rubéole (RR) dans le PEV de routine.

En outre des campagnes de vaccination supplémentaires, ont été également organisées dans le pays. La dernière campagne a été conduite en octobre 2021. Trois années après celle-ci il est envisagé d’organiser une campagne de suivi tel que recommandé par l’Initiative contre la Rougeole et la Rubéole. Cette campagne est envisagée en 2024 et a pour but de réduire le risque d’ exposition d’un grand nombre de jeunes enfants au risque d’épidémie de rougeole. Pour l’organisation de cette campagne, le pays devra soumettre un dossier de demande d’appui logistique et financier à Gavi et la prochaine date limite de transmission des dossiers de candidature auprès de Gavi est fixée au mois de mai 2023.
Tenant compte des leçons apprises des soumissions, au cours des années précédentes il est à noter que le processus peut durer environ entre 15 à 18 mois jusqu’à la mise en œuvre des AVS avec des risques de retard en cas d’approbation tardive, avec comme conséquence l’organisation de campagne dans des délais inappropriés.
Ainsi, pour permettre au pays de soumettre un document de qualité et organier la campagne dans le délais recommandés , il s’avère nécessaire d’apporter un appui additionnel en ressource humaine à travers la mobilisation d’un (e) consultant(e ) afin d’accélérer le processus planification et de demande de soutien à Gavi.

Les principales activités et tâches pendant cette consultation sont résumées ci-après :

⦁ appuyer l’analyse détaillée du programme de vaccination et des données de surveillance liées aux stratégies d’élimination de la rougeole et la Rubéole
⦁ contribuer à l’élaboration et à l’utilisation de l’évaluation du risque de la rougeole et du profil de l’immunité de la population afin de renforcer la justification de la planification et l’approbation à temps de la soumission à Gavi
⦁ Participer aux discussions des parties prenantes concernant la planification de la campagne de suivi contre la rougeole-Rubéole
⦁ examiner la documentation du pays et collaborer avec les responsables du programme élargi de vaccination afin d’identifier les meilleures pratiques du programme sur lesquelles s’appuyer dans la planification des demandes de à GAVI
⦁ promouvoir l’utilisation régulière des divers outils et méthodes pour suivre et assurer des préparations de haute qualité à tous les niveaux (y compris l’évaluation de l’état de préparation), et des outils et méthodes pour assurer une mise en œuvre de haute qualité
⦁ aider au processus d’élaboration de la planification de la campagne de suivi
⦁ veiller à ce que les attentes du Comité d’Examen Indépendant ( CEI ) de Gavi, soient adéquatement prises en compte dans les demandes et les plans avant la soumission , et à ce que les réponses aux commentaires préalables à l’examen et aux commentaires du CEI soient prises en compte après la soumission ;
⦁ informer régulièrement le point focal PEV de l’OMS sur l’évolution de la demande à Gavi
⦁ soumettre un rapport écrit sur la mission à la fin de la consultation

Livrables

A la fin de la mission les livrables attendus sont :

• la disponibilité du plan de la campagne de vaccination de suivi contre la rougeole (Formulaire de Gavi ), pendant la période d’accès à la plateforme de Gavi mai 2023
• La soumission du dossier prenant en compte les attentes du CEI sur la plateforme de Gavi, dans les délais requis qui seront recommandés par la CEI.
• La disponibilité d’un rapport écrit sur la mission à la fin de la consultation au plus tard deux (02) semaines après

Education, expérience, compétences et langues

Education/Qualification:

Essentielle : Être titulaire d’un Doctorat en médecine.

Souhaitable : Avoir une formation spécialisée en santé publique ou en épidémiologie ou en pédiatrie

Expérience :

Essentielle : Avoir au minimum cinq (05 ans d’expérience pratique en santé publique dans le domaine du Programme élargi de vaccination .

Souhaitable:

⦁ Une expérience pertinente dans l’élaboration des documents de candidature à GAVI,
⦁ Une expérience de la planification et de l’organisation des activités de vaccination supplémentaires contre la rougeole-Rubéole, ou la fièvre jaune ou la poliomyélite;
⦁ une expérience de travail similaire avec l’OMS, Gavi ou le SNU serait un atout

Compétences et connaissances fonctionnelles :

⦁ Capacité à travailler indépendamment,
⦁ Capacité à travailler avec les partenaires au développement, sur la mise au point, la planification, la mise en œuvre ou le suivi et l’évaluation des stratégies et programmes de vaccination
⦁ Bonne connaissance et aptitude en épidémiologie et stratégies de lutte contre les maladies évitables par la vaccination ;
⦁ Avoir une bonne connaissance de la politique nationale de santé en générale et du programme élargi de vaccination en particulier ;
⦁ Bonne maîtrise des logiciels de traitement de texte (Word, Power Point), MS Excel , compétences en analyse de données épidémiologiques bonnes compétences en communication
• Une bonne connaissance du système de santé en Côte d’Ivoire

Compétences essentielles :

– Avoir un esprit d’équipe
– Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
– Habilité à communiquer clairement et de façon concise, oralement et par écrit.
– Produire des résultats de qualité

Langues et niveau requis :

• essentielle :Maitrise du français (lu, écrit, parlé,) avec une bonne capacité de synthèse, d’analyse et de rédaction.
• Souhaitable : connaissance pratique de l’anglais (niveau intermédiaire)

Supervision Technique

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS en Côte d’Ivoire et sous la supervision directe de l’Administrateur national en charge du Programme élargi de vaccination (PEV) au Bureau pays de l’OMS. le Consultant travaillera en collaboration avec la Direction de coordination du programme élargi de vaccination (DCPEV°

Lieu d’affectation

Le consultant sera basé à Abidjan dans les locaux de la Direction de Coordination du Programme Elargi de Vaccination (DCPEV) / Ministère de la Santé de l’hygiène publique et couverture maladie universelle

Voyage

NA

Honoraires et budget (Coût de voyage exclu)

Le consultant sera rémunéré au grade équivalent à NO-C de la grille des salaires du SNU en Côte d’Ivoire
Salaire mensuelle : 2 139 500,00 Devise : XOF Total rémunération : 8 558 000,00 XOF
•Paiement final après la soumission à Gavi, de la dernière version du dossier prenant en compte les observations et commentaires du Comité d’Examen Indépendant( CEI) de Gavi

La période prévisionnelle de la consultation est de 4 mois, soit du 01 mars au 30 juillet 2023.

L’OMS applique une tolérance zéro à l’égard de toutes formes d’exploitation et d’abus sexuels, du harcèlement sexuel et tous types de conduite abusive (discrimination, abus d’autorité et harcèlement)

L’OMS s’engage en faveur de la diversité

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