Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets recrute pour ce poste

L’UNOPS – une branche opérationnelle des Nations Unies – soutient la réalisation des objectifs de développement durable (ODD) en mettant en œuvre avec succès les projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier.

POSTE : Associé Logistique

Responsabilités fonctionnelles

Sous la supervision directe du responsable de la logistique et sous la direction générale du responsable des services de soutien, le titulaire du poste effectuera les tâches suivantes :

• Fournir une assistance pour assurer une gestion efficace des actifs et des services logistiques, conformément aux instructions, règles et réglementations applicables de l’UNOPS et de l’UNMAS ;
• Travailler en étroite collaboration avec les principales parties prenantes pour identifier, élaborer et mettre en œuvre des activités et des plans de travail de gestion des actifs ;
• Maintenir les systèmes de gestion des actifs de l’UNMAS en enregistrant les nouveaux actifs et en effectuant des activités ultérieures telles que des ajustements et des mises à jour ; et en traitant les activités de dé-reconnaissance ;
• Collaborer avec l’équipe logistique pour garantir que le RIR (rapport de réception et d’inspection), en ligne et/ou hors ligne, pour l’équipement et les fournitures est complété avec précision et en temps opportun ;
• Veiller à ce que les actifs soient bien suivis et que les équipements et les consommables soient remis aux utilisateurs finaux conformément aux procédures de délivrance des équipements ;
• S’assurer que toute la documentation pertinente est complétée et que la base de données de gestion des actifs est toujours à jour ;
• Procéder à la vérification croisée des données dans WASP (outil de gestion des actifs en ligne) et dans un UNOPS et s’assurer que les informations correspondent ; signaler les écarts/incohérences et proposer des solutions au point focal des actifs pour une action appropriée ;
• Soutien à la planification des activités de vérification semestrielle des actifs et des consommables en collaboration avec le responsable de la logistique ;
• Coordonner la vérification annuelle complète des stocks, ainsi que plusieurs contrôles aléatoires, et fournir le soutien requis dans la collecte et l’analyse des données, nécessaires à la préparation des rapports sur les actifs de l’UNMAS et de l’UNOPS ;
• Générer des tickets sur le portail IPAS pour les problèmes liés aux actifs et assurer le suivi jusqu’à la résolution du cas ;
• Effectuer régulièrement les vérifications de la liste maîtresse des équipements (MEL) pour les actifs fournis par les entrepreneurs en relation avec les contrats, en coordination avec le service de gestion des contrats ;
• Établir le droit d’utilisation (ROU) pour les équipements non contractuels délivrés aux entrepreneurs ou à toute autre partie prenante et partager le document avec le service de gestion des contrats ;
• Lancer des processus de rapport de perte ou de dommage et garantir que les documents nécessaires sont complétés à temps et que des mesures sont prises dans le système de gestion des actifs ;
• Préparer la liste des actifs à céder et les documents requis, et mener les activités de cession d’actifs ;
• Aider à la maintenance de l’outil de gestion des consommables et fournir un soutien à la préparation des rapports sur les consommables de l’UNOPS ;
• Veiller à ce que le système de classement des actifs/consommables sur papier et sur support électronique soit exact ;
• Mettre à jour le système de gestion des stocks pour les articles non consomptibles et consommables, selon les besoins ;
• Entretenir et veiller à ce que les magasins d’actifs soient maintenus en ordre, propres et bien rangés ;
• Contribuer de manière substantielle à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un système complet de gestion des actifs et de logistique qui fonctionnera conformément aux procédures logistiques de l’UNOPS ;
• Gérer, classer et organiser de manière confidentielle la documentation relative à la logistique et aux actifs conformément aux processus et procédures de l’UNOPS ;
• Administrer l’exécution du contrat, y compris la livraison, la réception, la garantie, les dommages et l’assurance de l’équipement ;
• Effectuer tous les services liés aux actifs du programme conformément aux règles et réglementations de l’UNOPS ;
• Aider à la coordination et à la mise en œuvre des activités liées aux actifs, pour assurer une livraison rapide, rentable et sûre des équipements aux clients ;
• Surveiller l’avancement des expéditions pour l’UNOPS et ses clients et coordonner leur livraison sur les lieux de livraison du client ;
• Établir des relations efficaces avec les parties prenantes de manière proactive ;
• Soulever les goulots d’étranglement logistiques au superviseur pour la priorisation ;
• S’assurer que toutes les transactions documentaires sont bien enregistrées ;
• Vérifier et s’assurer que les magasins partenaires et les équipements d’entrepôt sont bien entretenus et que les fournitures sont stockées en toute sécurité et correctement ;
• Développer des outils de surveillance liés au stockage et à la distribution et mettre à jour régulièrement les procédures opérationnelles standard pour garantir les meilleures pratiques en matière de stockage et de livraison ;
• Aider à informer les membres de l’équipe et les destinataires des processus et procédures applicables ;
• Assister à toutes les réunions et briefings pertinents à sa fonction ;
• Assurer la liaison avec le conseiller en logistique, le gestionnaire de flotte et le responsable des services de soutien sur les problèmes et les requêtes relatifs aux actifs, le cas échéant ;
• Effectuer l’inspection et la vérification physique de tous les magasins et équipements, garantir que les bases de données sont à jour sur la quantité, la qualité, l’état de fonctionnement et l’emplacement des équipements/articles pertinents ;
• Mettre en œuvre un système de contrôle interne qui garantit que les marchandises en transit sont suivies et surveillées et que les registres des actifs sont mis à jour régulièrement ;
• Livraison dans les délais des tâches assignées ;
• Fournir un soutien logistique selon les besoins ;

Éducation/Expérience/Exigences linguistiques

a. Éducation 

• Diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) avec deux années d’expérience pertinente ; OU
• Un diplôme d’études secondaires (secondaire ou équivalent) avec six années d’expérience pertinente est requis.

b. L’expérience professionnelle 

• Une expérience pertinente en gestion d’actifs, en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion de flotte ou dans d’autres domaines connexes est requise.

• Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques, notamment MS Office, est requise.
• Une expérience dans l’utilisation des systèmes ERP de l’UNOPS (oneUNOPS) est souhaitée.
• Une expérience de travail dans un environnement multinational/culturel est souhaitée
• Une expérience des règles et réglementations en matière d’achats et de gestion des actifs de l’ONU/UNOPS est souhaitée.

c. Langue 

• La maîtrise de l’anglais et du français (lu, écrit, parlé) est requise
• La maîtrise de la langue locale est requise.

Compétences

• Traiter tous les individus avec respect ; réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de rôle pour la diversité et l’inclusion.

• Agir comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agit comme un modèle de leadership positif, motive, dirige et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés.
• Démontrer une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et donne toujours la priorité au bénéficiaire final. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si cela est pertinent pour le rôle).
• Établir efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Les actions conduisent à l’accomplissement total des tâches par le souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’agir en conséquence. Comprend qu’une utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.
• Etre ouvert au changement et flexible dans un environnement en évolution rapide. Adapte efficacement sa propre approche aux circonstances ou aux exigences changeantes. Réfléchit aux expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Cherche toujours des améliorations continues.
• Évaluer les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.
• Exprimer des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances de manière proactive. Gérer les conflits efficacement, en surmontant les divergences d’opinion et en trouvant un terrain d’entente.

Type, niveau et durée du contrat

1. Type de contrat : Contrat d’Entrepreneur Individuel Local
2. Niveau de contrat : LICA 6 (ICS-6)
3. Durée du contrat : En cours ICA – À durée indéterminée, sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et de performances satisfaisantes.

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