Une mission diplomatique est un groupe de personnes mandaté par un État ou une organisation intergouvernementale internationale, comme les Nations Unies, pour représenter officiellement leur État ou organisation dans un autre État, qui est l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique fait généralement référence à la résidence diplomatique, c’est-à-dire le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. De plus, une mission diplomatique peut également être une mission permanente non résidente, c’est-à-dire qu’elle représente un ou plusieurs autres pays en plus de son État d’accueil. En conséquence, il existe des ambassades résidentes et des missions non résidentes.
POSTE : ADJOINT RESSOURCES HUMAINES (LE SERVICE)
Devoirs
Fonction de base du poste
Responsable des fonctions spécifiques du personnel exercées au poste. La principale responsabilité est la gestion du système de rémunération basé sur le mérite. D’autres tâches peuvent inclure
la préparation de tous les types d’actions du personnel ;
placement et promotion des employés locaux;
démissions et mesures disciplinaires ;
préparer les modèles de dotation en personnel ;
et gérer ou aider à l’emploi du personnel des dépenses de résidence officielles (ORE), au programme de récompenses, au salaire et aux avantages sociaux du personnel LE, c’est-à-dire l’assurance médicale, le régime de retraite, la participation à la sécurité sociale locale. Tient à jour les dossiers et dossiers du personnel et prépare des rapports périodiques et non récurrents.
Principales tâches et responsabilités
Compensation basée sur le mérite (MBC) 50%
Le titulaire sert de conseiller sur MBC.
- Fournit des conseils et des orientations à tous les niveaux d’employés concernant le programme MBC, y compris des conseils et des orientations sur les procédures et les politiques.
- S’assure que les superviseurs complètent les plans de travail annuels (AWP), les discussions de mi-année (MYD) et les rapports de performance des employés (EPR) conformément aux directives politiques et qu’il n’y a pas d’incohérences ou de commentaires inacceptables.
- Examine constamment l’efficacité de toutes les facettes du programme pour identifier les problèmes potentiels et les opportunités de développement ultérieur et conseille HRO/MO/DCM. Le titulaire prépare des documents de discussion/rapports ad hoc si nécessaire.
- Fait partie du groupe de travail MBC et d’autres comités pour surveiller l’efficacité globale du programme et évaluer les commentaires de tous les niveaux du personnel exposé au programme.
- Prépare et présente des données statistiques et des analyses sur les tendances du programme et l’expérience réelle dans tous les pools de performances de mission, y compris des informations sur la valeur globale des récompenses, la récompense la plus élevée par rapport à la plus basse, la moyenne par niveau, la moyenne par pool, etc.
- Élabore du matériel de formation et des fiches d’aide à utiliser en poste.
- De manière continue, le titulaire prépare et dispense plusieurs types de présentations et de séances de formation sur MBC à tous les niveaux d’employés et de superviseurs du poste.
- Assure le suivi des rapports d’évaluation et assure le suivi de tous les rapports en suspens ; si nécessaire,
- prépare une note à l’intention du chef de mission adjoint répertoriant tous les rapports d’évaluation en souffrance.
- Effectue des calculs de récompenses MBC.
- Examine chaque étape pour garantir l’intégrité du processus et la véracité de toutes les récompenses MBC.
- Prépare des feuilles de calcul ; des examens avec les superviseurs de la piscine fournissant des explications sur la façon dont les calculs ont été effectués ; obtient l’approbation du superviseur de la piscine.
- Prépare les lettres de notification de fin d’année au personnel concernant leurs récompenses. Coordonne toutes les actions/étapes de paie requises avec GFSC.
Personnel employé localement (LE) Services du personnel 40 %
Système de personnel à l’étranger (OPS) :
- Responsable du traitement de tous les types d’actions liées au personnel, y compris l’emploi, les augmentations dans les limites de la plage (WRI), les réaffectations, les prolongations, les suspensions, les congés sans solde, les redoublements de grade, les démissions, les réductions d’effectifs (RIF), les séparations, les départs à la retraite et les mesures correctives. via OPS pour tout le personnel LE.
- Organise des séances d’orientation/d’information pour les nouveaux employés et les informe des politiques du poste.
- Explique les conditions d’emploi, les avantages sociaux et les allocations.
Frais de résidence officielle (ORE) Service du personnel :
- Facilite l’embauche du personnel ORE de l’ambassadeur/chef de mission adjoint/consul général, ce qui comprend l’annonce des postes vacants, la sélection des candidatures, l’organisation d’entretiens avec les responsables du recrutement et la coordination avec le bureau régional de sécurité (RSO) pour les habilitations de sécurité et le fournisseur de services médicaux pour les habilitations médicales. des candidats sélectionnés.
- Prépare le contrat/conditions d’emploi.
- Fournit des orientations et des conseils au Front Office en ce qui concerne l’emploi de son personnel.
Autres tâches administratives 10 %
- Supervise le développement et la maintenance de tous les fichiers de ressources d’information sur les RH, y compris les dossiers officiels du personnel (OPF).
- S’assure que tous les OPF et dossiers d’évaluation sont correctement sécurisés et que l’accès est limité au personnel autorisé.
- Extrait des informations de divers fichiers automatisés et écrits pour générer une variété de rapports récurrents et de données statistiques pour la section RH.
- Maintient le modèle de dotation en personnel de la mission, ajoute/supprime des postes autorisés, affiche tous les types d’actions affectant les employés de chaque poste, tels que les nouveaux titres, grades, augmentations d’échelon et la date d’échéance des WRI.
- Fait des recommandations dans le cas où une restructuration majeure du personnel serait nécessaire pour une section spécifique.
*Remarque : Cette description de poste standard n’indique ni n’implique en aucun cas que ce soient les seules tâches à effectuer par le titulaire. Le titulaire du poste devra effectuer d’autres tâches assignées par l’agence.
Qualifications et évaluations
Exigences: EXPÉRIENCE : Un minimum de trois ans d’expérience dans les ressources humaines ou dans le domaine administratif est requis.
CONNAISSANCES DU POSTE : Connaissance des pratiques et procédures générales de gestion de bureau. Connaissance de l’évaluation des emplois, des concepts et des principes. Doit avoir une connaissance des pratiques en matière de ressources humaines, de gestion des performances, etc. Une bonne connaissance pratique des lois locales du travail et de la sécurité sociale ainsi que des pratiques et coutumes en vigueur en matière de recrutement est requise.
Exigences de formation :
Obligatoire : La réussite de deux années d’études collégiales générales est requise.
Évaluations : La publication peut choisir d’ajouter l’expression « » après une langue, une compétence et/ou une aptitude. Consultez le modèle VA pour obtenir des informations spécifiques.
LANGUE:
- Une bonne connaissance pratique de l’anglais lu/écrit/parlé est requise. Cela peut être testé.
- Une bonne connaissance pratique du français lu/écrit/parlé est requise. Cela peut être testé.
COMPÉTENCES ET APTITUDES :
- Bonne connaissance pratique de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook et Internet).
- Doit avoir une compréhension des formules mathématiques pour préparer des rapports statistiques sur divers éléments de l’analyse des données.
- Solides compétences rédactionnelles pour produire et mettre à jour des rapports, des feuilles de calcul et de la correspondance complexes.
- Doit posséder d’excellentes compétences en service à la clientèle et en communication pour gérer les contacts en personne et par téléphone.
- Doit être organisé, diligent et capable de travailler sous pression.
- De bonnes relations interpersonnelles sont requises.
ÉGALITÉ DES CHANCES D’EMPLOI (EEO) : la mission américaine offre des chances égales et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, d’état civil ou d’orientation sexuelle. .
Qualifications: Tous les candidats considérés devront passer des certifications médicales et de sécurité.
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