La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la Fédération internationale est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde. La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
Objectif du travail
- Relevant du coordonnateur des opérations et en tant que membre de l’équipe des ressources humaines pour l’Afrique, le coordonnateur des ressources humaines et administratif sera responsable de diriger, de mettre en œuvre et de faire progresser les projets RH liés aux systèmes RH tout en coordonnant les systèmes administratifs de la délégation d’Abuja de la FICR.
- Il/elle établit, cultive et entretient des relations continues avec l’équipe RH régionale et mondiale ainsi qu’avec les groupes de clients pour assurer une compréhension claire et un accord entre ces collaborateurs sur l’engagement requis pour atteindre les objectifs liés aux projets en cours de mise en œuvre.
- Un aspect important du poste est de travailler en étroite collaboration avec les sociétés nationales de la délégation d’Abuja pour soutenir leur travail de renforcement des structures RH et administratives (30 % du temps).
Tâches et responsabilités du poste
Recrutement et ressourcement :
- Gérer l’ensemble du processus de recrutement des délégués et du personnel national – depuis l’annonce et la sélection, en passant par le contrat, jusqu’au soutien et au briefing au début de l’emploi.
- Veiller à ce que les descriptions de poste soient appropriées et pertinentes d’un point de vue technique en assurant la liaison avec les unités techniques concernées.
- Créer/annoncer et gérer les postes vacants sur le site Ifrcjobs, coordonner la publicité externe des postes vacants.
- Filtrer les candidatures et assurer la liaison avec les responsables du recrutement concernant les candidats présélectionnés.
- En collaboration avec les principales parties prenantes (délégations et unités techniques), assurez-vous que les candidats présélectionnés conviennent en menant des entretiens de compétence et de motivation.
- Promouvoir l’équité, la transparence et la cohérence dans le processus de sélection des candidats.
- Offre stratégique et personnalisée aux candidats sélectionnés (personnel international/national).
- Assurer la liaison avec Nairobi pour le recrutement du personnel international.
- Assurer la liaison avec les Sociétés nationales pour les candidats parrainés.
- Partagez avec l’équipe Opérations, les rapports de recrutement mis à jour chaque semaine.
- Soutenir des processus de recrutement efficaces et opportuns dans ou hors de la région du cluster national d’Abuja en étroite collaboration avec la région Afrique.
La planification des effectifs
- Administrer la passation de contrats de bout en bout pour tous les types de contrats.
- En liaison avec les points focaux RH régionaux, assurer le suivi des programmes d’e-boarding dans la région.
- En liaison avec les points focaux régionaux des ressources humaines, examiner les contrats du personnel national pour en vérifier l’exactitude et l’alignement avec les lois du travail locales dans les pays d’opérations du cluster de la FICR.
Gestion des ressources humaines
- Veiller à ce que tous les aspects de l’administration des ressources humaines – saisie D365, gestion des contrats et dossiers du personnel soient gérés et complétés efficacement.
- Veiller à ce que tous les processus RH soient conformes aux lois qui nous régissent (loi du travail, statut du personnel, code de conduite, etc.).
- Assurez-vous que tous les délégués/personnel disposent de cartes d’identité et de cartes de visite du pays à leur arrivée.
- Préparer et organiser en collaboration avec les autres départements, l’intégration du nouveau personnel (Bienvenue, Calendrier des briefings), et superviser le processus de briefing pour les délégués et le personnel national.
- Effectuer le suivi des contrats du personnel (date de début, date de fin et prolongations si nécessaire).
- Effectuer le suivi de la période probatoire et gérer en collaboration avec les supérieurs hiérarchiques, la fin de la période probatoire selon les directives RH.
- Gérer la liste de contacts du personnel ainsi que la base de données du personnel et assurer sa distribution hebdomadaire.
- Effectuer des mises à jour régulières du statut des congés sur le système de gestion des congés.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable de l’administration pour prendre les dispositions nécessaires au voyage, à l’hébergement et aux visas des délégués internationaux ou du personnel national entrants et sortants.
- Gérer avec le soutien du responsable administratif les problèmes de santé du personnel international au Nigeria et mettre régulièrement à jour la liste de tous les délégués dans le pays à partager avec les établissements médicaux partenaires pour tout traitement médical en cas de maladie.
- Gérer l’assurance du personnel en collaboration avec les compagnies d’assurance (mettre à jour la liste du Personnel et de ses personnes à charge pour l’assurance maladie, demander leur incorporation et désincorporation à chaque début et fin de contrat).
- S’assurer que les délégués et le personnel national accomplissent leurs formalités de fin de mission avec tous les départements et remettent tous les éléments administratifs (carte d’identité, clés, dongle, téléphone, ordinateur portable, carte SIM) avant le départ en collaboration avec les autres départements.
- Organiser et superviser le débriefing des Délégués ou Personnel National en fin de contrat, en collaboration avec les autres départements.
Gestion de la Paie – Rémunération et avantages sociaux
- Assurez-vous que les pratiques de rémunération sont conformes aux lois et réglementations étatiques et fédérales.
- Préparer la liste de paie et la faire valider par le chef de délégation et le coordonnateur financier.
- Suivre le paiement des impôts et des paiements légaux par Finance et archiver les documents et reçus transmis par Finance.
- Tenir à jour les informations sur les salaires et les indemnités du personnel et assurer le respect des lois et réglementations en vigueur en étroite collaboration avec le DRH et le département financier.
- Garantir des approbations rapides, équitables, transparentes et systématiques des avantages sociaux, des droits, des contrats, etc.
- Administrer les programmes d’avantages sociaux de l’organisation (régimes de retraite, politiques de congés, programmes de bien-être, polices d’assurance).
- Pour les ajustements salariaux, réaliser une étude du coût de la vie et faire une analyse comparative avec d’autres OING avant de demander la validation et les signatures.
Gestion des performances
- Travailler aux côtés des gestionnaires pour développer et établir les plus hauts niveaux de performance de leur personnel.
- Guider les managers dans l’exécution de toute la gamme des activités de gestion de la performance (par exemple, fixer des objectifs, évaluer, identifier les lacunes et contribuer à la définition des actions de formation et de développement, le cas échéant).
- Fournir des conseils et un soutien aux gestionnaires et au personnel en cas de mauvaise performance et de situations disciplinaires.
- Former le personnel à l’utilisation des outils pertinents, par exemple les performances en ligne, et plaider en faveur des normes les plus élevées en matière de gestion des performances.
- Veiller à ce que le personnel soit évalué en temps opportun et surveiller la qualité des évaluations lors de la compilation des appréciations finales pour les dossiers RH.
Renforcement des capacités et développement du personnel
- En coordination avec les unités, mettre en œuvre des programmes d’apprentissage et de développement du personnel opportuns et efficaces.
- Partagez des informations sur les opportunités de développement reçues de l’unité Global Learning avec l’équipe.
Gestion de la relation
- Surveiller les problèmes entre le personnel et la direction et soutenir/conseiller la direction et le personnel, le cas échéant, pour améliorer les relations et résoudre les problèmes.
- Conseiller les délégués et le personnel national sur les politiques et pratiques en matière de ressources humaines, défendre les intérêts du personnel auprès de la direction, consulter l’unité juridique, le responsable de la santé et les conseillers en matière de stress, le cas échéant, sur les questions affectant le personnel, notamment la santé au travail et les questions liées au stress.
- Soyez le partenaire des délégués et du personnel national, écoutez-les, répondez à leurs questions et prodiguez des conseils professionnels.
Relations latérales
- Assurer des relations de travail efficaces avec les collègues des unités RH, avec les points focaux RH des Sociétés nationales et avec les groupes de clients à tous les niveaux dans la région Afrique.
Administration
- Superviser la gestion et la coordination administrative, des achats et de l’informatique des programmes de la FICR au bureau de pays.
- Veiller à ce que des contrôles internes administratifs/approvisionnements adéquats soient en place au sein du bureau de la Fédération internationale pour se conformer aux exigences des donateurs et maintenir les procédures standard de logistique et d’approvisionnement de la Fédération internationale.
- Coordonner l’élaboration et la révision des contrats, accords, bons de commande et TdR émis par le bureau de la délégation de la FICR à Abuja.
- Contribuer à l’élaboration de nouveaux modèles ou à la révision de modèles existants sur les systèmes et procédures administratifs/approvisionnement.
- Coordonner les exigences du programme avec les gestionnaires de programme pour l’aspect efficace de la planification et du suivi des achats des programmes.
- Soutenir l’achat en temps opportun de biens et de services pour répondre aux besoins des programmes de la Fédération internationale et des bureaux de délégation.
Éducation
Requis
- Diplôme universitaire pertinent en gestion des ressources humaines/administration des affaires ou son équivalent.
- Qualification professionnelle en RH et inscription auprès d’un organisme professionnel RH/Admin.
Préféré
- Un diplôme de troisième cycle dans un domaine pertinent constitue un avantage supplémentaire.
Expérience
Requis
- Minimum de 7 années d’expérience professionnelle pertinente en RH/administration.
- Expérience dans la facilitation des processus de recrutement et d’intégration.
- Expérience dans le traitement d’informations confidentielles.
- Expérience dans la gestion des questions de relations avec les employés.
- Expérience dans la préparation de la gestion de la paie du personnel.
- Expérience dans un poste de direction au sein d’une équipe diversifiée.
Préféré
- Expérience de travail pour la Croix-Rouge et le Croissant-Rouge
- Expérience de travail avec des organisations, des autorités et des agences gouvernementales et internationales non gouvernementales.
Connaissances, compétences et langues
Requis
- Compréhension des politiques et pratiques clés pertinentes à une situation d’urgence, telles que le repos et la récupération, les procédures de sécurité, la résilience psychologique, la protection contre les abus sexuels, la protection de l’enfance, la dénonciation, etc.
- Autonome sur les ordinateurs (Windows, feuilles de calcul, etc.)
- Capacité à communiquer avec les employés internes et les associés externes à tous les niveaux.
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel, interfonctionnel et multiculturel.
- Capacité à travailler en toute intégrité et confidentialité.
- Excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et d’influence.
- Compétences diplomatiques.
- Compétences en formation et développement du personnel.
- Anglais parlé et écrit couramment
Préféré
- Une bonne maîtrise de la langue française sera un atout supplémentaire.
Compétences, valeurs et commentaires
- Communication;
- Collaboration et travail d’équipe ;
- Jugement et prise de décision ;
- Société nationale et relations clients ;
- Créativité et innovation;
- Construire de la confiance.