Oando PLC est l’un des plus grands fournisseurs de solutions énergétiques intégrées d’Afrique avec un fier héritage. Elle est cotée principalement à la Bourse du Nigéria et secondairement à la Bourse de Johannesburg. Avec des valeurs communes de travail d’équipe, de respect, d’intégrité, de passion et de professionnalisme (TRIPP), le groupe Oando comprend six entreprises dirigées…
Résumé du poste
- Le responsable de l’administration et des services fait partie intégrante de l’équipe des services, soutenant la prestation efficace et efficiente des tâches administratives ainsi que des services pour l’entreprise, y compris, mais sans s’y limiter, la logistique, la gestion des voitures de pool ainsi que la gestion des installations et des maisons d’hôtes.
Tâches spécifiques
- Responsable des tâches administratives générales visant à assurer le bon fonctionnement du bureau, y compris l’approvisionnement rapide en papeterie et autres services publics, la gestion des salles de réunion, pour n’en nommer que quelques-unes.
- Superviser les nettoyeurs de bureau, les chauffeurs et les assistants administratifs
- Tenir des registres des actifs de l’entreprise et des autres équipements de bureau.
- Augmenter les demandes de voyages locaux et internationaux pour les employés et les partenaires.
- Organiser les réservations d’hôtels locaux pour les employés et les partenaires.
- Gérer la logistique des déplacements des employés locaux, y compris la réservation, la vérification de l’adéquation, entre autres choses, des véhicules de tourisme et des escortes de sécurité.
- Organiser les services de protocole pour les vols internationaux et locaux pour les employés et les partenaires, selon les besoins.
- Agir en tant que gestionnaire de parcours pour le processus de gestion de parcours Oando.
- Gérer la charge de travail quotidienne des chauffeurs, en veillant à ce qu’ils soient correctement affectés aux véhicules et aux clients internes ; évaluation trimestrielle des chauffeurs basée sur les commentaires des clients.
- Responsable de l’entretien des voitures de pool à Lagos, Port Harcourt et Kwale.
- Assurer la liaison avec les vendeurs/fournisseurs pour obtenir les meilleures offres de services de leur catégorie.
- Préparer les BPA/PPO selon les besoins
- Assurer le traitement et le règlement en temps opportun des factures liées aux services rendus à la Société.
- Gérer la petite caisse.
- Préparer la feuille de dépenses pour le retrait des fonds.
- Recevoir les documents, les classer de manière appropriée (copie électronique et papier) et envoyer des liens au personnel concerné, selon les besoins.
- Veiller à ce que les procédures/processus soient suivis et mis à jour si nécessaire.
- Soutenir l’amélioration de la qualité du service en mettant à jour les procédures et les processus ; évaluer les commentaires des clients et tirer les leçons apprises pour un meilleur service.
Indicateurs de performance clés :
- Délai de réponse aux demandes internes des Clients.
- Niveaux de satisfaction des clients internes.
- Gestion efficace des parties prenantes.
- Qualité, rapidité et efficacité des commandes et des livraisons de fournitures de bureau.
- Niveaux de variance et valeur des articles non comptabilisés/manquants du stock de fournitures de bureau et des immobilisations de l’entreprise.
- Efficacité des recommandations et des efforts de gestion des coûts.
- Facilité de récupération et d’utilisation des documents et rapports d’administration générale et d’immobilisations.
Qualifications et expérience
- Baccalauréat dans n’importe quelle matière.
- Minimum de 4 ans d’expérience professionnelle, idéalement dans l’administration Office, les services ou le service client.
- Bonnes connaissances de MS Office, notamment Excel, Word et PowerPoint.
- Une expérience dans la gestion réussie d’un large éventail de parties prenantes serait un avantage.
- Une expérience de la gestion des voyages, en particulier pour les cadres supérieurs, serait bénéfique.
- Excellente maîtrise de l’anglais parlé et écrit.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale.
- Souci du détail / gestion de la qualité.
- Autonome et penseur proactif.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à prioriser les tâches de manière indépendante.
- Bonnes compétences interpersonnelles.
- Motivé.
- Hauts niveaux d’intégrité.
- Capacité de travailler indépendamment.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches efficacement dans une atmosphère axée sur les délais.
- Capacité à travailler dans un environnement d’équipe collaboratif au rythme rapide.
Connaissances et compétences requises :
- Calcul et analyse de données
- Comptabilité de base
- Négociation
- Contrôle des coûts
- Créativité et innovation
- Orientation gestion de la qualité
- Organisation
- Les relations interpersonnelles
- Joueur d’équipe / Collaboratif
- Communication orale et écrite
- Rapports