IFC, une entité faisant partie du Groupe de la Banque mondiale, occupe le rang de la plus grande institution mondiale de développement dédiée spécifiquement au secteur privé dans les nations en voie de développement. Fondée en 1956, IFC est sous la tutelle de 184 États membres, formant un ensemble qui élabore conjointement nos orientations politiques.
Le bureau régional d’IFC à Lagos, au Nigeria, est à la recherche d’un assistant de programme hautement motivé afin de fournir un soutien administratif efficace à l’équipe du département ainsi qu’au personnel opérationnel concerné. Cette fonction jouera un rôle essentiel dans le bon déroulement et la coordination administrative de l’équipe en charge du département concerné. Le candidat idéal devra être prêt à relever avec enthousiasme de nouveaux défis et à assumer des responsabilités accrues.
Informations sur l’emploi
Titre du Poste : Assistante de programme
Niveau Requis : Licence
Année d’Expérience Requise : 5 ans
Lieu du Travail : Nigéria
Les devoirs et les responsabilités de cette fonction couvriront un large éventail de soutien administratif, comprenant notamment, mais sans s’y limiter, les domaines suivants :
- Fournir une assistance principale dans la mise en œuvre du programme de travail de l’unité, y compris un soutien spécialisé dans des domaines spécifiques, par exemple la gestion des tâches, les achats, la gestion de bases de données, les technologies de l’information, l’assistance éditoriale, etc.
- Aider l’équipe ou les unités de travail en éditant/rédigant une variété de documents de routine, en appliquant une relecture et une grammaire efficaces ;
- Identifier et résoudre divers problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, ce qui nécessite souvent d’interpréter les procédures et processus existants et de déterminer de manière indépendante l’application appropriée ;
- Utiliser des compétences en traitement de texte ou en publication assistée par ordinateur pour produire des textes, rapports, figures, graphiques, etc. complexes, selon les formats et la distribution standard de la Banque ;
- préparer des rapports, des notes de service et d’autres communications standard générés par le système et personnalisés ;
- traiter les documents pour signature, en veillant à ce que les documents soient conformes aux normes et directives de la Banque mondiale ;
- Coordonner les horaires, les réunions et les rendez-vous des équipes, entreprendre les préparatifs logistiques standard pour divers événements, par exemple réunions, conférences, ateliers, négociations, etc. ;
- Organiser les activités de mission qui comprennent la préparation/mise à jour des itinéraires de mission et des documents d’information, la coordination du calendrier des réunions, les arrangements en matière de voyage et de sécurité, etc. ;
- Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone et d’adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l’équipe ;
- Proposer des moyens d’améliorer l’organisation et l’efficacité du travail ;
- exercer la fonction d’amélioration de la qualité des projets et autres documents en garantissant le respect des directives départementales, de l’unité vice-présidentielle (VPU) et institutionnelles ;
- Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer la liquidation et la distribution en temps opportun ; participer au travail de mission sur le terrain selon les besoins ;
- Responsabilités ad hoc supplémentaires assignées par le responsable pays.
Les critères de sélection
- Minimum d’un baccalauréat et/ou d’un diplôme d’études collégiales avec un minimum de 5 ans d’expérience de travail pertinente dans un rôle similaire, de préférence dans une grande organisation internationale ;
- Excellentes compétences organisationnelles, administratives et de gestion efficace du temps ;
- Capacité démontrée à organiser, prioriser, planifier, planifier et coordonner le travail et d’autres activités en interne et en externe ;
- Grande attention aux détails et au maintien de normes de qualité élevées ;
- Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression ;
- Capacité avérée à créer et à travailler dans un environnement multiculturel axé sur l’équipe, à fonctionner efficacement dans un environnement en constante évolution avec des activités et des exigences concurrentes, et à servir efficacement en tant que membre d’une équipe dans divers groupes ;
- Capacité démontrée à organiser et à mettre en œuvre des projets et des tâches, à établir des priorités, à coordonner et à surveiller les missions afin de maximiser l’efficacité et la qualité ;
- Compétences interpersonnelles exceptionnelles pour interagir efficacement avec une gamme de contacts internes et externes et gérer efficacement diverses situations qui nécessitent du bon jugement, du tact et de la diplomatie ;
- Compétences efficaces en matière d’analyse, de recherche et de résolution de problèmes et capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des jugements et à prendre des décisions avec un minimum de supervision ;
- Solides compétences en communication en anglais (verbal et écrit), y compris la capacité de rédiger, relire et éditer des correspondances et d’assurer la qualité des résultats écrits ;
- Capacité démontrée à réagir et à gérer efficacement diverses situations qui nécessitent du bon jugement, du tact, de la diplomatie et de la confidentialité ; Bonnes compétences informatiques ;
- maîtrise de diverses technologies logicielles telles que MS Office, Outlook, One Drive et d’autres logiciels de productivité de bureau standard.
- Capacité à apprendre rapidement de nouvelles applications logicielles.
- Haut degré de motivation, d’initiative, de flexibilité et de fiabilité. Le travail impliquera des interactions fréquentes avec les personnes suivantes : Contacts internes : autres unités VP, Banque mondiale ainsi que le personnel de tous les sites, localement et internationalement. Contacts externes : représentants du gouvernement, consultants, organisations externes et autres prestataires de services