APPEL À CANDIDATURE POUR LE POSTE DE SECRÉTAIRE D’UNE STRUCTURE DE LA PLACE ÉVOLUANT DANS LES FILIÈRES CAFÉ ET CACAO
Une structure de la place, évoluant dans les filières café et cacao, lance un appel à candidature au poste de Secrétaire.
1. PROFIL DU POSTE
1.1. Envergure du poste
Le (la) Secrétaire est un agent de maîtrise de la cellule opérationnelle de la structure et assure la gestion du secrétariat du Secrétariat Administratif de la structure. De façon pratique, il (elle) est chargé(e) de :
- Assurer la bonne tenue du secrétariat.
- Contribuer à la facilitation de la gestion administrative du Secrétariat Administratif.
1.2. Description du poste
Le (la) Secrétaire, conformément à sa fiche de poste, est essentiellement chargé(e) de :
- Rédiger ou saisir les projets de courriers, de correspondances administratives, de rapports, notes de service, et autres documents qui lui sont confiés ;
- Gérer les transmissions (aller-retour) de documents au Secrétaire Général (pour signature et/ou soumission) ;
- Gérer le matériel de secrétariat ;
- Faire le suivi quotidien de la boîte électronique de la structure et rendre compte au supérieur hiérarchique ;
- Assurer le traitement des courriers « Départ et Arrivée » ;
- Assurer l’expédition de tout courrier départ ;
- Ventiler les correspondances suivant les destinations ;
- Faire le suivi des correspondances émises ou reçues au plan national ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Accueillir au secrétariat les visiteurs ;
- Gérer l’agenda de son supérieur hiérarchique, les réunions internes et les missions ;
- Préparer les réunions en interne et celles des commissions ad hoc et en assurer le secrétariat ;
- Assurer l’archivage des documents et la gestion de la documentation du secrétariat administratif ;
- Apporter un appui aux autres membres de l’équipe du secrétariat administratif en matière de rédaction de correspondances administratives.
2. PROFIL DU CANDIDAT
2.1. Formation et expériences exigées
Le candidat au poste de Secrétaire doit être d’une formation de Licence en Sciences administratives ou en Assistanat administratif ou BTS en Secrétariat de Direction bilingue (français-anglais), ou diplômes équivalents avec une expérience professionnelle de cinq (05) ans au moins.
2.2. Qualités humaines et aptitudes requises
- Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet) ;
- Avoir une parfaite maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;
- Avoir une bonne capacité de rédaction et de communication ;
- Sens d’organisation dans l’accomplissement des tâches ;
- Avoir la capacité d’initiative ;
- Avoir l’esprit de synthèse ;
- Être disposé à avoir des rapports courtois avec les autres agents et les visiteurs ;
- Savoir gérer et assurer la confidentialité des informations ;
- Savoir aérer le stress ;
- Avoir le sens de la discrétion ;
- Être disponible.
3. DURÉE DU CONTRAT ET TRAITEMENT
Le candidat prendra service dans la deuxième quinzaine du mois de septembre 2024, pour une période d’essai de six (6) mois, suivie d’un engagement pour un contrat d’une durée de trois (3) ans renouvelables. Son salaire mensuel et les avantages liés au poste feront l’objet d’échanges lors de l’entretien d’embauche, en rapport avec la grille des salaires en vigueur dans la structure.
4. CONDITIONS À REMPLIR PAR LES CANDIDATS
- Âge et sexe : le poste est ouvert à toute personne âgée de 25 ans au moins et de 40 ans au plus, sans distinction de sexe.
- Composition des dossiers de candidature :
- Une lettre de motivation manuscrite adressée au Président du Comité de Coordination pour les Filières Café et Cacao (CCFCC) ;
- Un curriculum vitae certifié sincère ;
- Un extrait d’acte de naissance ;
- Une copie du certificat de nationalité togolaise ;
- Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
- Un certificat médical datant de moins de trois mois, attestant que le candidat est physiquement apte et d’une excellente santé pour occuper le poste ;
- Une copie certifiée des diplômes les plus élevés en rapport avec le présent poste ;
- Un relevé des services accomplis ou des attestations de travail délivrées par les employeurs précédents ;
- Un certificat d’état civil ou de composition de famille (date mariage, activité du conjoint ; nombre, âge et sexe des enfants) ;
- Une photo d’identité.
- Délai de dépôt des dossiers de candidature
- Les dossiers de candidature doivent être adressés au Président du Comité de Coordination pour les Filières Café et Cacao (CCFCC), et déposés sous pli fermé au Secrétariat Administratif du CCFCC (avec mention “à l’attention de l’Assistant Administratif” sur l’enveloppe), au plus tard le vendredi 05 septembre 2024, à 11 heures précises ; le dépouillement devant se faire le même jour à 15 heures précises.
Le Secrétariat Administratif du CCFCC se situe à l’Immeuble Direction du Conditionnement des Produits (DCP) – Zone Portuaire / 8 B.P. : 8 582 Lomé – Togo Téléphone : (+228) 22 27 09 45 / Cellulaire : (+228) 71 53 60 60 / E-mail : ccfcctogo@gmail.com.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.